Wie Kyocera Document Solutions Deutschland mit E-Procurement die Visitenkarten-Bestellung digitalisiert

Doch wie organisiert man den Prozess dahinter so, dass er genauso hochwertig und modern ist wie das Produkt selbst?

Als Spezialist für kundenindividuelle Print-Produkte haben wir für Kyocera Document Solutions Deutschland einen maßgeschneiderten Visitenkarten-Shop auf Basis von Smartpro implementiert. Wir sprachen mit Monika Josseaux, Spezialistin für Verwaltung und General Administration bei Kyocera, über die Herausforderungen und den Erfolg der elektronischen Beschaffung.

Der Kunde: Globaler Spezialist für Dokumenten- und Informationsmanagement

Informationen bilden die Grundlage moderner Arbeitsprozesse. Entscheidend ist dabei nicht nur, dass Informationen vorhanden sind, sondern vor allem, wie schnell und effizient sie zugänglich gemacht werden können.

Kyocera Document Solutions beschäftigt sich genau mit dieser Fragestellung und gestaltet den Informationsalltag von Unternehmen aktiv mit. Das Unternehmen sorgt dafür, dass Informationen zuverlässig, sicher und nachhaltig verfügbar sind. Als Teil der Kyocera Corporation, einem weltweit etablierten Technologiekonzern mit Schwerpunkten unter anderem in den Bereichen Halbleiter‑, Industrie‑ und Automobilkomponenten, Druck‑ und Multifunktionssysteme, intelligente Energiesysteme sowie Kommunikationstechnologie, entwickelt Kyocera Document Solutions moderne Informations‑ und Dokumentenprozesse weiter um echten Mehrwert zu schaffen.

Die Ausgangslage: Lange Wartezeiten für Visitenkarten

Trotz der technologischen Vorreiterrolle war die Beschaffung von Visitenkarten bei Kyocera bis vor ein paar Jahren noch von langwierigen Prozessen geprägt. Visitenkarten wurden zentral über den Einkauf administriert – ein klassisches Nadelöhr. Die Abwicklung basierte auf Excel-Listen, in denen Daten gesammelt, geprüft und letztlich an den Dienstleister übermittelt wurden.

Dieser Ablauf entsprach nicht mehr dem modernen Effizienz-Anspruch der Unternehmensgruppe. Der Umweg über die Einkaufsabteilung kostete wertvolle Zeit, band Ressourcen und war fehleranfällig.

Die Lösung: Ein dezentraler Shop für hochwertige Visitenkarten

Um den Prozess zu verschlanken, entschied sich Kyocera nach einer Ausschreibung für SIGEL und die Einführung von Smartpro. Die Cloud-basierte SaaS-Lösung fungiert als geschlossener Web2Print-Shop, der speziell auf die Bedürfnisse großer Organisationen zugeschnitten ist.

Das Ziel: Wenn du heute hochwertige Visitenkarten drucken lassen möchtest, sollte das per Mausklick möglich sein – ohne Umwege, ohne Zeitverlust.

Wir konnten das System nahtlos an die Konzernstrukturen anpassen. Statt einer starren zentralen Verwaltung ermöglicht das Tool nun eine dezentrale Selbstversorgung.

Implementierung: Kontrolle durch smarte Templates

Dezentralität braucht Sicherheit. Um Autonomie zu ermöglichen, ohne die Kontrolle über die CI zu verlieren, setzt SIGEL Smartpro auf digitale Leitplanken. So lassen sich individuelle Fehler oder Abweichungen von vornherein ausschließen. Monika Josseaux erinnert sich an die internen Anforderungen:

„Zunächst mussten intern noch ein paar kleine Hürden genommen werden, da wir sichergehen wollten, dass keine „Fantasie-Titel“ auf die Visitenkarten gedruckt werden könnten. Daher wurde vor dem Weg zu SIGEL noch eine Zustimmung der Führungskraft in den Workflow eingebaut.“

Um diese Prozesssicherheit dauerhaft zu garantieren, wurde das System auf drei Säulen aufgebaut:

• Fixierte Daten: Basis-Informationen wie Firmenanschrift und E-Mail-Endungen sind im System unveränderbar hinterlegt.
• Individueller Spielraum: Mitarbeiter tragen lediglich ihre persönlichen Daten wie Name und Durchwahl ein.
• Smarte Freigabe: Um die CI-Konformität und Kontrolle zu wahren, wurde ein automatisierter Genehmigungsprozess integriert. Jede Bestellung wird durch die jeweilige Führungskraft freigegeben, bevor sie automatisiert in den Druck geht.

Ergebnisse: Transparenz und Ressourcenschonung

Die Umstellung auf elektronische Beschaffung hat den Arbeitsalltag bei Kyocera nachhaltig professionalisiert. Da Kyocera Document Solutions zentral für die gesamte Unternehmensgruppe plant, wurde dieses Konzept direkt für alle Tochtergesellschaften in Deutschland und Österreich umgesetzt. Der anfängliche Aufwand bei der Template-Erstellung zahlte sich schnell als enormer Benefit für die gesamte Gruppe aus. Besonders die Kombination aus Schnelligkeit und Fehlerminimierung überzeugt im täglichen Einsatz. Monika Josseaux resümiert:

„Die Templates sind so gut vorbereitet, dass man wenig falsch machen kann. Der schnelle Zugriff auf das Tool bedeutet für uns außerdem eine enorme Verminderung des Arbeitsaufwands.“

Die Effizienz der digitalen Beschaffung zeigt sich in harten Fakten:

• Entlasteter Einkauf: Das System ersetzt die Datenpflege in Excel-Listen und schafft Freiraum für strategische Aufgaben im Einkauf.
• Schnelle Lieferzeit: Durch den direkten Zugriff verkürzt sich die Zeit von der Bestellung bis zur Lieferung massiv.
• Übersichtliche Abrechnung: Das integrierte Kostenstellen-Modul erlaubt eine sofortige und fehlerfreie interne Zuordnung jeder Bestellung.
• Minimierte Retouren: Präzise Vorlagen und hochwertiger Druck liefern Ergebnisse, die dem Innovationsanspruch von Kyocera gerecht werden.

Fazit: Wenn Technologie den Kopf für das Große frei macht  

Dieser Case zeigt, dass echte Innovation oft im Detail beginnt. Die Digitalisierung vermeintlich kleiner Prozesse wie der Visitenkarten-Bestellung zahlt direkt auf das Management-Leitprinzip von Kyocera ein: den Fortschritt der Gesellschaft durch Technologie zu fördern. Denn Weiterentwicklung bedeutet auch administrative Hürden abzubauen.

Wenn du dich also fragst, wo du am besten hochwertige Visitenkarten drucken lassen kannst, lautet die Antwort heute: In deinem eigenen, digitalen Ökosystem. Es ist Zeit, deine tägliche Arbeit schöner, effizienter und einfach besser zu gestalten.