Cómo Kyocera Document Solutions Alemania digitaliza los pedidos de tarjetas de visita con la contratación electrónica.

¿Pero cómo se organiza el proceso subyacente para que sea tan moderno y de alta calidad como el propio producto?

Como especialistas en productos de impresión personalizados, implementamos una tienda de tarjetas de visita a medida basada en Smartpro para Kyocera Document Solutions Alemania. Hablamos con Monika Josseaux, especialista en administración y dirección general de Kyocera, sobre los retos y el éxito de las compras electrónicas.

El Cliente: Especialista Global en Gestión de Documentos e Información 

La información constituye la base de los procesos de trabajo modernos. Fundamentalmente, no se trata solo de tener información, sino, sobre todo, de la rapidez y eficiencia con que se pueda acceder a ella. 

Kyocera Document Solutions aborda precisamente este problema y contribuye activamente a la gestión diaria de la información en las empresas. La compañía garantiza que la información esté disponible de forma fiable, segura y sostenible. Como parte de Kyocera Corporation, un grupo tecnológico de renombre mundial centrado en áreas como semiconductores, componentes industriales y automotrices, sistemas de impresión y multifunción, sistemas de energía inteligentes y tecnología de la comunicación, Kyocera Document Solutions sigue desarrollando procesos modernos de información y documentación para generar un verdadero valor añadido. 

Situación Inicial: Largos Tiempos de Espera para Tarjetas de Visita 

A pesar de su liderazgo tecnológico, la adquisición de tarjetas de visita en Kyocera se caracterizaba por procesos largos hasta hace unos años. Las tarjetas de visita se gestionaban centralizadamente a través del departamento de compras, lo que representaba un cuello de botella clásico. El proceso se basaba en hojas de cálculo de Excel donde se recopilaban, verificaban y, finalmente, se transmitían los datos al proveedor del servicio. 

Este flujo de trabajo ya no cumplía con los estándares de eficiencia actuales del grupo empresarial. El paso por el departamento de compras suponía una pérdida de tiempo valioso, consumía recursos y era propenso a errores. 

La solución: Un servicio descentralizado para tarjetas de visita de alta calidad 

Para optimizar el proceso, Kyocera seleccionó SIGEL e implementó Smartpro tras un proceso de licitación. Esta solución SaaS basada en la nube funciona como un servicio de impresión web cerrado, diseñado específicamente para las necesidades de las grandes organizaciones. 

El objetivo: Imprimir tarjetas de visita de alta calidad hoy en día debería ser posible con un solo clic, sin rodeos ni pérdida de tiempo. 

Logramos adaptar el sistema sin problemas a la estructura corporativa. En lugar de una administración centralizada rígida, la herramienta ahora permite un autoservicio descentralizado. 

Implementación: Control mediante plantillas inteligentes

La descentralización requiere seguridad. Para garantizar la autonomía sin perder el control de la identidad corporativa, SIGEL Smartpro se basa en mecanismos de seguridad digitales. Esto elimina errores o desviaciones individuales desde el principio. Monika Josseaux recuerda los requisitos internos: 

"Inicialmente, tuvimos que superar algunos obstáculos internos menores, ya que queríamos asegurarnos de que no se imprimieran títulos ficticios en las tarjetas de visita. Por lo tanto, antes de migrar a SIGEL, se incorporó un proceso de aprobación de la gerencia al flujo de trabajo". 

Para garantizar la fiabilidad de este proceso a largo plazo, el sistema se construyó sobre tres pilares: 

• Datos fijos: La información básica, como la dirección de la empresa y las direcciones de correo electrónico, se almacena de forma inmutable en el sistema. 
• Flexibilidad individual: Los empleados solo introducen sus datos personales, como el nombre y la extensión. 
• Aprobación inteligente: Para mantener el cumplimiento y el control de la identidad corporativa, se integró un proceso de aprobación automatizado. Cada pedido es aprobado por el gerente correspondiente antes de enviarse automáticamente a imprenta. 

Resultados: Transparencia y Conservación de Recursos

La transición a la contratación electrónica ha profesionalizado significativamente las operaciones diarias de Kyocera. Dado que Kyocera Document Solutions gestiona la planificación centralizada de todo el grupo, este concepto se implementó directamente en todas las filiales de Alemania y Austria. El esfuerzo inicial para crear las plantillas se tradujo rápidamente en un enorme beneficio para todo el grupo. La combinación de velocidad y minimización de errores resulta especialmente impresionante en el uso diario. Monika Josseaux resume: 

«Las plantillas están tan bien diseñadas que es prácticamente imposible cometer errores. El acceso rápido a la herramienta también supone una reducción significativa de nuestra carga de trabajo». 

La eficiencia de la contratación digital se demuestra con los siguientes datos concretos: 

• Departamento de Compras más eficiente: El sistema sustituye el mantenimiento de datos en hojas de cálculo de Excel, liberando tiempo para tareas de compra estratégicas. 
• Tiempos de entrega rápidos: El acceso directo reduce drásticamente el tiempo desde la realización del pedido hasta la entrega. 
• Facturación clara: El módulo integrado de centros de coste permite la asignación interna inmediata y sin errores de cada pedido. 
• Devoluciones minimizadas: Plantillas precisas e impresión de alta calidad ofrecen resultados que cumplen con el compromiso de Kyocera con la innovación. 

Conclusión: Cuando la tecnología libera tu mente para ver el panorama general 

Este caso práctico demuestra que la verdadera innovación a menudo comienza con los detalles. La digitalización de procesos aparentemente sencillos, como el pedido de tarjetas de visita, contribuye directamente al principio rector de la gestión de Kyocera: promover el progreso social a través de la tecnología. Porque el progreso también implica eliminar obstáculos administrativos. 

Así que, si te preguntas dónde puedes imprimir tarjetas de visita de alta calidad, la respuesta hoy es: en tu propio ecosistema digital. Es hora de hacer que tu trabajo diario sea más atractivo, más eficiente y, simplemente, mejor.