Hoe Kyocera Document Solutions Duitsland het bestellen van visitekaartjes digitaliseert met e-procurement.

Maar hoe organiseer je het proces erachter zodat het net zo hoogwaardig en modern is als het product zelf?

Als specialisten in drukwerk op maat hebben we voor Kyocera Document Solutions Duitsland een op maat gemaakte visitekaartjeswinkel op basis van Smartpro geïmplementeerd. We spraken met Monika Josseaux, specialist administratie en algemene administratie bij Kyocera, over de uitdagingen en successen van elektronische inkoop.

De klant: Wereldwijde specialist in document- en informatiebeheer

Informatie vormt de basis van moderne werkprocessen. Cruciaal is niet alleen dat informatie bestaat, maar vooral hoe snel en efficiënt deze toegankelijk is.

Kyocera Document Solutions pakt precies dit probleem aan en geeft actief vorm aan het dagelijkse informatiebeheer van bedrijven. Het bedrijf zorgt ervoor dat informatie betrouwbaar, veilig en duurzaam beschikbaar is. Als onderdeel van de Kyocera Corporation, een wereldwijd gevestigde technologiegroep met een focus op halfgeleiders, industriële en automotive componenten, print- en multifunctionele systemen, intelligente energiesystemen en communicatietechnologie, ontwikkelt Kyocera Document Solutions moderne informatie- en documentprocessen verder om echte toegevoegde waarde te creëren. 

De beginsituatie: Lange wachttijden voor visitekaartjes. 

Ondanks haar technologische leiderschap werd de inkoop van visitekaartjes bij Kyocera tot een paar jaar geleden gekenmerkt door langdurige processen. Visitekaartjes werden centraal beheerd door de inkoopafdeling – een klassiek knelpunt. Het proces was gebaseerd op Excel-spreadsheets waarin gegevens werden verzameld, gecontroleerd en uiteindelijk naar de dienstverlener werden verzonden. 

Deze procedure voldeed niet langer aan de moderne efficiëntie-eisen van de bedrijfsroep. De omweg via de inkoopafdeling kostte waardevolle tijd, legde beslag op resources en was foutgevoelig.

De oplossing: Een gedecentraliseerde shop voor hoogwaardige visitekaartjes

Om het proces te stroomlijnen, koos Kyocera na een aanbestedingsprocedure voor SIGEL en implementeerde Smartpro. De cloudgebaseerde SaaS-oplossing functioneert als een gesloten web-to-print shop, specifiek afgestemd op de behoeften van grote organisaties.

Het doel: Als u vandaag de dag hoogwaardige visitekaartjes wilt laten drukken, moet dat met één klik mogelijk zijn – zonder omwegen, zonder tijdverlies.

We zijn erin geslaagd het systeem naadloos aan te passen aan de bedrijfsstructuren. In plaats van rigide centrale administratie maakt de tool nu gedecentraliseerde zelfvoorziening mogelijk.

Implementatie: Controle via slimme sjablonen

Decentralisatie vereist beveiliging. Om autonomie mogelijk te maken zonder de controle over de bedrijfsidentiteit te verliezen, vertrouwt SIGEL Smartpro op digitale beveiligingsmechanismen. Hierdoor kunnen individuele fouten of afwijkingen vanaf het begin worden uitgesloten. Monika Josseaux blikt terug op de interne vereisten:

"Eerst moesten we intern een paar kleine hindernissen overwinnen, omdat we wilden garanderen dat er geen 'fantasietitels' op de visitekaartjes zouden komen te staan. Daarom werd, voordat we naar SIGEL gingen, goedkeuring door de manager in de workflow opgenomen. 

Om de betrouwbaarheid van dit proces op lange termijn te garanderen, is het systeem gebouwd op drie pijlers: 

• Vaste data: Basisgegevens zoals bedrijfsadres en e-mailadresextensies worden onveranderlijk in het systeem opgeslagen. 
• Individuele flexibiliteit: Medewerkers voeren alleen hun persoonlijke gegevens in, zoals naam en extensie. 
• Slimme goedkeuring: Om de naleving van de huisstijlrichtlijnen en de controle te waarborgen, is een geautomatiseerd goedkeuringsproces geïntegreerd. Elke bestelling wordt door de betreffende manager goedgekeurd voordat deze automatisch naar de drukker wordt gestuurd. 

Resultaten: Transparantie en resourcebesparing

De overstap naar elektronische inkoop heeft het dagelijkse werk bij Kyocera duurzaam geprofessionaliseerd. Omdat Kyocera Document Solutions centraal plant voor de hele groep, werd dit concept direct geïmplementeerd voor alle dochterondernemingen in Duitsland en Oostenrijk. De initiële inspanning om sjablonen te maken, wierp al snel zijn vruchten af ​​en leverde een enorm voordeel op voor de hele groep. De combinatie van snelheid en minimale fouten is met name indrukwekkend in het dagelijks gebruik. Monika Josseaux vat het als volgt samen: 

"De sjablonen zijn zo goed voorbereid dat het moeilijk is om fouten te maken. De snelle toegang tot de tool betekent bovendien een aanzienlijke vermindering van onze werkdruk." 

De efficiëntie van digitale inkoop wordt aangetoond door harde feiten:

• Verlichte inkoop: Het systeem vervangt het onderhoud van gegevens in Excel-spreadsheets en maakt tijd vrij voor strategische taken binnen de inkoop.
• Snelle levertijd: Directe toegang verkort de tijd tussen bestelling en levering aanzienlijk.
• Duidelijk factureren: De geïntegreerde kostenplaatsmodule maakt een onmiddellijke en foutloze interne toewijzing van elke bestelling mogelijk.
• Minimale retourzendingen: Nauwkeurige sjablonen en hoogwaardige afdrukken leveren resultaten die voldoen aan de innovatienormen van Kyocera.

Conclusie: Wanneer technologie je geest bevrijdt voor het grote geheel  

Deze casus laat zien dat echte innovatie vaak begint met de details. Het digitaliseren van ogenschijnlijk kleine processen zoals het bestellen van visitekaartjes draagt ​​direct bij aan Kyocera's leidende managementprincipe: het bevorderen van maatschappelijke vooruitgang door middel van technologie. Want verdere ontwikkeling betekent ook het wegnemen van administratieve hindernissen.

Dus, als u zich afvraagt ​​waar u het beste visitekaartjes van hoge kwaliteit kunt laten drukken, is het antwoord vandaag: in uw eigen digitale ecosysteem. Het is tijd om uw dagelijkse werk mooier, efficiënter en gewoon beter te maken.