Comment Kyocera Document Solutions Germany numérise la commande de cartes de visite grâce à l'approvisionnement électronique

Mais comment organiser le processus en amont pour qu'il soit aussi moderne et de haute qualité que le produit lui-même ?

En tant que spécialistes des produits d'impression personnalisés, nous avons mis en place une solution de cartes de visite sur mesure basée sur Smartpro pour Kyocera Document Solutions Germany. Nous avons discuté avec Monika Josseaux, spécialiste en administration et gestion générale chez Kyocera, des défis et des réussites de l'approvisionnement électronique.

Le Client : Spécialiste mondial de la gestion documentaire et de l'information

L'information est au cœur des processus de travail modernes. Il ne s'agit pas seulement de posséder l'information, mais surtout de pouvoir y accéder rapidement et efficacement. 

Kyocera Document Solutions répond précisément à cette problématique et contribue activement à façonner la gestion quotidienne de l'information au sein des entreprises. L'entreprise garantit la disponibilité de l'information de manière fiable, sécurisée et durable. Filiale de Kyocera Corporation, groupe technologique de renommée mondiale spécialisé dans les semi-conducteurs, les composants industriels et automobiles, les systèmes d'impression et multifonctions, les systèmes énergétiques intelligents et les technologies de communication, Kyocera Document Solutions développe des processus modernes de gestion de l'information et des documents afin de créer une réelle valeur ajoutée. 

Situation initiale : Délais d'attente importants pour les cartes de visite 

Malgré son leadership technologique, l'approvisionnement en cartes de visite chez Kyocera était, jusqu'à récemment, caractérisé par des procédures fastidieuses. La gestion centralisée des cartes de visite, via le service des achats, constituait un goulot d'étranglement classique. Le processus reposait sur des tableurs Excel pour la collecte, la vérification et la transmission des données au prestataire. 

Ce flux de travail ne répondait plus aux exigences d'efficacité actuelles du groupe. Le détour par le service des achats entraînait une perte de temps précieuse, immobilisait des ressources et était source d'erreurs. 

La solution : Un service décentralisé pour l'impression de cartes de visite de haute qualité 

Pour rationaliser le processus, Kyocera a choisi SIGEL et a mis en œuvre Smartpro suite à un appel d'offres. Cette solution SaaS basée sur le cloud fonctionne comme un service d'impression en ligne fermé, spécifiquement adapté aux besoins des grandes entreprises. 

L'objectif : Obtenir des cartes de visite de haute qualité en un seul clic, sans détour ni perte de temps. 

Nous avons pu adapter le système à la structure de l'entreprise en toute transparence. Au lieu d'une administration centralisée rigide, l'outil permet désormais un libre-service décentralisé. 

Mise en œuvre : Un contrôle via des modèles intelligents 

La décentralisation exige de la sécurité. Pour permettre l'autonomie sans compromettre la maîtrise de l'identité visuelle de l'entreprise, SIGEL Smartpro s'appuie sur des garde-fous numériques. Ceci élimine d'emblée les erreurs individuelles et les écarts. Monika Josseaux se souvient des exigences internes : 

« Au départ, nous avons dû surmonter quelques obstacles internes mineurs, car nous souhaitions éviter l’impression de titres fictifs sur les cartes de visite. C’est pourquoi, avant de passer à SIGEL, un processus d’approbation de la direction a été intégré au flux de travail.» 

Pour garantir la fiabilité de ce processus sur le long terme, le système repose sur trois piliers : 

• Données fixes : Les informations de base, telles que l’adresse de l’entreprise et les adresses électroniques, sont stockées de manière immuable dans le système. 
• Flexibilité individuelle : Les employés saisissent uniquement leurs données personnelles, comme leur nom et leur numéro de poste. 
• Approbation intelligente : Afin de garantir la conformité et le contrôle de l’identité visuelle de l’entreprise, un processus d’approbation automatisé a été intégré. Chaque commande est approuvée par le responsable concerné avant d’être automatiquement envoyée à l’impression. 

Résultats : Transparence et optimisation des ressources 

Le passage aux achats électroniques a considérablement professionnalisé les opérations quotidiennes de Kyocera. Kyocera Document Solutions gérant la planification centralisée pour l'ensemble du groupe, ce concept a été déployé directement dans toutes les filiales en Allemagne et en Autriche. L'effort initial consacré à la création des modèles a rapidement porté ses fruits, offrant un avantage considérable à l'ensemble du groupe. La combinaison de rapidité et de réduction des erreurs est particulièrement impressionnante au quotidien. Monika Josseaux résume : 

« Les modèles sont si bien conçus qu'il est pratiquement impossible de commettre une erreur. L'accès rapide à l'outil représente également une réduction significative de notre charge de travail. » 

L'efficacité des achats numériques se manifeste par les faits suivants : 

• Service Achats allégé : Le système remplace la gestion des données dans des feuilles de calcul Excel, libérant ainsi du temps pour des tâches d'achats stratégiques. 
• Délais de livraison réduits : L'accès direct réduit considérablement le délai entre la passation de commande et la livraison. 
• Facturation claire : Le module intégré de centres de coûts permet une imputation interne immédiate et sans erreur de chaque commande. 
• Retours minimisés : Des modèles précis et une impression de haute qualité garantissent des résultats à la hauteur de l’engagement de Kyocera envers l’innovation. 

Conclusion : Quand la technologie vous libère l’esprit pour une vision globale 

Cette étude de cas démontre que la véritable innovation naît souvent des détails. La numérisation de processus en apparence anodins, comme la commande de cartes de visite, contribue directement au principe directeur de Kyocera : promouvoir le progrès sociétal grâce à la technologie. Car le progrès passe aussi par la suppression des obstacles administratifs. 

Alors, si vous vous demandez où faire imprimer des cartes de visite de haute qualité, la réponse est simple : dans votre propre écosystème numérique. Il est temps de rendre votre quotidien plus agréable, plus efficace et tout simplement meilleur.