Durch die Automatisierung der E-Procurement-Prozesse können Sie Zeit sparen und Ihre Mitarbeiter entlasten.

Jeder Schritt im E-Procurement-Prozess ist nachvollziehbar, was die Kontrolle und Optimierung erleichtert.

Durch die Bündelung von Bestellungen erzielen Sie bessere Konditionen bei Lieferanten.

Moderne E-Procurement-Tools lassen sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren und ermöglichen individuelle Anpassungen.

Mitarbeiter geben ihre spezifischen Anforderungen direkt über die SIGEL-Beschaffungsplattform ein. Dabei können Bedarfe schnell und einfach in einer strukturierten, benutzerfreundlichen Oberfläche erfasst werden, sodass keine Bestellwünsche übersehen werden und alles zentral dokumentiert ist.

Durch die Automatisierung über SIGEL Smartpro werden alle Anfragen automatisch an die zuständigen Genehmiger weitergeleitet. Definierte Genehmigungs-Workflows sorgen dafür, dass Anfragen nicht manuell verfolgt werden müssen und schnell bearbeitet werden. Durch klare, digitale Genehmigungsprozesse erhöht sich die Transparenz und Geschwindigkeit im Beschaffungszyklus.

Sobald die Genehmigung erfolgt ist, wird die Bestellung direkt über die B2B-Beschaffungsplattform von SIGEL an den entsprechenden Lieferanten übermittelt. Die SIGEL Web2Print-Funktion unterstützt Sie bei individuellen Printbestellungen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Diese direkte Anbindung spart Zeit und stellt sicher, dass alle Aufträge korrekt und rechtzeitig ausgeführt werden.

Die Rechnungen werden automatisch im SIGEL E-Procurement-System generiert und an das ERP-System weitergeleitet. Dank der vollständigen Integration von SIGEL Smartpro werden Rechnungen automatisch geprüft und direkt im System erfasst. Dieser Schritt minimiert manuelle Eingaben und reduziert Fehlerquellen, während das zentrale ERP-System stets aktuelle Informationen erhält.

E-procurement - digitalizza i tuoi processi di acquisto

La digitalizzazione degli acquisti comporta numerosi vantaggi, in particolare grazie ai sistemi di e-procurement. Ma cos'è esattamente l'e-procurement? Si tratta dell'approvvigionamento elettronico di beni e servizi tramite piattaforme digitali. Con una soluzione di e-procurement moderna come quella di SIGEL, puoi ottimizzare i tuoi processi di approvvigionamento, risparmiare sui costi e ridurre al minimo le fonti di errore.

I tuoi vantaggi con l'e-procurement

L'introduzione di un sistema di e-procurement ottimizza i processi di acquisto e offre vantaggi decisivi per la tua azienda.

I vantaggi in sintesi

EFFICIENZA	L'automazione dei processi di e-procurement ti consente di risparmiare tempo e alleggerire il carico di lavoro dei tuoi dipendenti.
TRASPARENZA	Ogni fase del processo di e-procurement è tracciabile, il che facilita il controllo e l'ottimizzazione.
RISPARMIO SUI COSTI	Raggruppando gli ordini è possibile ottenere condizioni migliori con i fornitori.
FLESSIBILITÀ	Gli strumenti moderni di e-procurement possono essere integrati senza problemi nei sistemi ERP esistenti e consentono una personalizzazione individuale.

Così funziona l'e-procurement con SIGEL

Così funziona l'e-procurement con SIGEL

Il processo di e-procurement comprende diverse fasi che vengono digitalizzate tramite una soluzione SaaS (Software as a Service). Dalla selezione dei prodotti alle approvazioni, fino all'ordine e alla consegna: tutto avviene tramite una piattaforma di approvvigionamento B2B centralizzata. Grazie agli strumenti di e-procurement, le aziende possono mappare digitalmente tutti i loro processi di acquisto, ottenendo un flusso di lavoro più efficiente. Con la soluzione SIGEL Smartpro, ottimizzata appositamente per la stampa di materiale commerciale e pubblicitario, questi processi possono essere implementati in modo automatizzato e senza soluzione di continuità.

Fasi del processo di e-procurement

Il processo di e-procurement attraversa diverse fasi ben definite che coprono l'intero ciclo di acquisto in modo efficiente e trasparente. Con gli strumenti di e-procurement di SIGEL, in particolare la soluzione SIGEL Smartpro, ciascuna di queste fasi può essere implementata in modo automatizzato e senza soluzione di continuità:

RICHIESTA DI NECESSITÀ

I dipendenti inseriscono le loro specifiche esigenze direttamente sulla piattaforma di approvvigionamento di SIGEL. Le necessità possono essere registrate in modo rapido e semplice in un'interfaccia strutturata e user-friendly, in modo che nessuna richiesta di acquisto venga trascurata e tutto sia documentato centralmente.

APPROVAZIONE

Grazie all'automazione tramite SIGEL Smartpro, tutte le richieste vengono inoltrate automaticamente agli approvatori competenti. Flussi di lavoro di approvazione definiti assicurano che le richieste non debbano essere seguite manualmente e vengano elaborate rapidamente. Processi di approvazione chiari e digitali aumentano la trasparenza e la velocità del ciclo di approvvigionamento.

ORDINE

Una volta ottenuta l'approvazione, l'ordine viene trasmesso direttamente al fornitore corrispondente tramite la piattaforma di approvvigionamento B2B di SIGEL. La funzione SIGEL Web2Print ti supporta per ordini di stampa personalizzati, su misura per le tue esigenze. Questo collegamento diretto fa risparmiare tempo e garantisce che tutti gli ordini vengano eseguiti correttamente e puntualmente.

FATTURAZIONE

Le fatture vengono generate automaticamente nel sistema di e-procurement di SIGEL e inoltrate al sistema ERP. Grazie alla completa integrazione di SIGEL Smartpro, le fatture vengono controllate automaticamente e registrate direttamente nel sistema. Questa fase riduce al minimo gli inserimenti manuali e le fonti di errore, mentre il sistema ERP centrale riceve sempre informazioni aggiornate.

Requisiti per un'implementazione di successo

Requisiti per un'implementazione di successo

Affinché l'introduzione di un sistema di e-procurement abbia successo, è necessario soddisfare determinati requisiti. La piattaforma di approvvigionamento digitale costituisce l'elemento centrale, poiché può essere integrata perfettamente nei sistemi esistenti. Le soluzioni di e-procurement di SIGEL offrono interfacce flessibili che consentono un facile collegamento a sistemi ERP come SAP.

Requisiti di un sistema di e-procurement

Un sistema di e-procurement di successo dovrebbe presentare determinate caratteristiche per funzionare senza intoppi:

INTERFACCE

Il software di e-procurement deve essere compatibile con i sistemi già esistenti.

FACILITÀ D'USO

Il design intuitivo facilita l'adozione da parte di tutti i dipendenti.

SICUREZZA

I diritti di accesso individuali e i limiti di budget garantiscono che il processo si svolga in modo controllato.

Formazione e gestione del cambiamento

Per implementare con successo un sistema di e-procurement come SIGEL Smartpro è fondamentale coinvolgere i dipendenti nel processo sin dalle prime fasi e in modo completo. Una formazione mirata e un approccio strutturato alla gestione del cambiamento sono la chiave per un utilizzo ottimale del nuovo software e per la sua accettazione a lungo termine all'interno dell'azienda.

FORMAZIONE

Tutti gli utenti dovrebbero ricevere una formazione mirata per garantire che abbiano familiarità con le funzioni e le procedure del nuovo software di e-procurement. Si consiglia di offrire diversi tipi di formazione:
Formazione di base: corsi introduttivi che spiegano le funzioni fondamentali del software SIGEL E-Procurement e lo svolgimento dei processi di approvvigionamento. In questo modo si acquisisce una solida comprensione dell'approvvigionamento digitale e del funzionamento del software.
Formazione basata sui ruoli: a seconda del ruolo dei collaboratori nel processo di approvvigionamento (ad es. approvatori, ordinatori o revisori delle fatture), vengono trasmessi contenuti specifici su misura per le loro mansioni quotidiane.
Workshop pratici e formazione applicativa: in workshop orientati alla pratica, i partecipanti imparano a conoscere scenari e compiti tipici. Queste unità interattive favoriscono la comprensione e l'uso efficiente del sistema nella vita quotidiana.

GESTIONE DEL CAMBIAMENTO

Un approccio ben strutturato alla gestione del cambiamento è fondamentale per promuovere l'accettazione del nuovo sistema di e-procurement all'interno dell'azienda. Ecco alcuni passaggi collaudati:
Comunicazione tempestiva: informa tempestivamente i collaboratori in merito all'introduzione della soluzione di e-procurement e agli obiettivi e vantaggi connessi, quali ad esempio l'aumento dell'efficienza e la semplificazione dei processi di approvvigionamento. Una comunicazione trasparente facilita la transizione e promuove un atteggiamento positivo nei confronti del nuovo software.
Identificare gli utenti chiave: nominare utenti chiave in diversi reparti che fungano da referenti ed esperti per il sistema di e-procurement. Questi “moltiplicatori” possono fornire supporto durante i corsi di formazione, rispondere alle domande e garantire il corretto funzionamento del sistema.
Feedback loop: dopo l'introduzione, è necessario raccogliere attivamente il feedback degli utenti per ottimizzare continuamente il sistema e adattarlo alle esigenze individuali. I responsabili della gestione del cambiamento svolgono un ruolo fondamentale in questo senso.
Formazione continua e aggiornamenti: pianifica corsi di aggiornamento e formazione periodici, soprattutto quando vengono aggiunte nuove funzioni alla soluzione SaaS di SIGEL. In questo modo le conoscenze rimangono aggiornate e il software viene utilizzato al meglio.

Digitalizzazione negli acquisti: iniziate subito con SIGEL Smartpro

Digitalizzazione negli acquisti: iniziate subito con SIGEL Smartpro

Con la soluzione di e-procurement SIGEL Smartpro potrai portare i tuoi processi di acquisto a un livello superiore. I nostri strumenti di e-procurement, appositamente studiati per soddisfare le esigenze delle aziende moderne, offrono numerosi vantaggi. Che si tratti di soluzioni Web2Print o piattaforme di approvvigionamento B2B, Smartpro è la soluzione giusta per te. Le personalizzazioni individuali assicurano che ogni negozio di e-procurement sia adattato in modo ottimale alle tue esigenze. Con la soluzione SaaS SIGEL Smartpro, a prova di futuro, sarai sempre all'avanguardia della tecnologia e la facile integrazione nel tuo ambiente IT esistente garantisce un avvio senza intoppi.