Durch die Automatisierung der E-Procurement-Prozesse können Sie Zeit sparen und Ihre Mitarbeiter entlasten.

Jeder Schritt im E-Procurement-Prozess ist nachvollziehbar, was die Kontrolle und Optimierung erleichtert.

Durch die Bündelung von Bestellungen erzielen Sie bessere Konditionen bei Lieferanten.

Moderne E-Procurement-Tools lassen sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren und ermöglichen individuelle Anpassungen.

Mitarbeiter geben ihre spezifischen Anforderungen direkt über die SIGEL-Beschaffungsplattform ein. Dabei können Bedarfe schnell und einfach in einer strukturierten, benutzerfreundlichen Oberfläche erfasst werden, sodass keine Bestellwünsche übersehen werden und alles zentral dokumentiert ist.

Durch die Automatisierung über SIGEL Smartpro werden alle Anfragen automatisch an die zuständigen Genehmiger weitergeleitet. Definierte Genehmigungs-Workflows sorgen dafür, dass Anfragen nicht manuell verfolgt werden müssen und schnell bearbeitet werden. Durch klare, digitale Genehmigungsprozesse erhöht sich die Transparenz und Geschwindigkeit im Beschaffungszyklus.

Sobald die Genehmigung erfolgt ist, wird die Bestellung direkt über die B2B-Beschaffungsplattform von SIGEL an den entsprechenden Lieferanten übermittelt. Die SIGEL Web2Print-Funktion unterstützt Sie bei individuellen Printbestellungen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Diese direkte Anbindung spart Zeit und stellt sicher, dass alle Aufträge korrekt und rechtzeitig ausgeführt werden.

Die Rechnungen werden automatisch im SIGEL E-Procurement-System generiert und an das ERP-System weitergeleitet. Dank der vollständigen Integration von SIGEL Smartpro werden Rechnungen automatisch geprüft und direkt im System erfasst. Dieser Schritt minimiert manuelle Eingaben und reduziert Fehlerquellen, während das zentrale ERP-System stets aktuelle Informationen erhält.

E-procurement - digitalisation de vos processus d'achat

La digitalisation des achats offre de nombreux avantages, notamment grâce aux systèmes d'e-procurement. Mais qu'est-ce que l'e-procurement exactement? Il s'agit de l'approvisionnement électronique en biens et services via des plateformes digitales. Avec une solution d'e-procurement moderne comme celle de SIGEL, vous optimisez vos processus d'achat, réalisez des économies et réduisez les risques d'erreurs.

Les avantages de l'e-procurement

Avec un système d'e-procurement, les entreprises peuvent digitaliser leurs processus d'achat et ainsi générer de nombreuses plus-values.

Avantages en un coup d'œil

EFFICACITÉ	Grâce à l'automatisation des processus d'e-procurement, vous pouvez gagner du temps et soulager vos collaborateurs.
TRANSPARENCE	Chaque étape du processus d'e-procurement est traçable, ce qui facilite le contrôle et l'optimisation.
ÉCONOMIES DE COÛTS	En regroupant les commandes, vous obtenez de meilleures conditions auprès des fournisseurs.
FLEXIBILITÉ	Les outils d'e-procurement modernes s'intègrent parfaitement aux systèmes ERP existants et permettent des adaptations personnalisées.

Le processus d'e-procurement: comment ça marche

Le processus d'e-procurement: comment ça marche

Le processus d'e-procurement comprend plusieurs étapes qui sont digitalisées par une solution SaaS (Software as a Service). De la sélection des produits aux validations, en passant par la commande et la livraison, tout se passe sur une plateforme d'achat B2B centralisée. Avec les outils d'e-procurement, les entreprises peuvent représenter numériquement l'ensemble de leurs processus d'achat, ce qui conduit à un flux de travail plus efficace. Avec la solution SIGEL Smartpro, spécialement optimisée pour les imprimés commerciaux et les supports publicitaires, ces processus peuvent être mis en œuvre de manière fluide et automatisée.

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Étapes du processus d'approvisionnement électronique

Le processus d'e-procurement passe par plusieurs phases claires qui couvrent l'ensemble du cycle d'achat de manière efficace et transparente. Avec les outils d'e-procurement de SIGEL, en particulier la solution SIGEL Smartpro, chacune de ces étapes peut être mise en œuvre de manière fluide et automatisée:

DEMANDE D'ACHAT

Les collaborateurs saisissent leurs besoins spécifiques directement sur la plateforme d'achat SIGEL. Les besoins peuvent être saisis rapidement et facilement dans une interface structurée et conviviale, de sorte qu'aucune demande d'achat n'est oubliée et que tout est documenté de manière centralisée.

VALIDATION

Grâce à l'automatisation via SIGEL Smartpro, toutes les demandes sont automatiquement transmises aux approbateurs compétents. Des flux de travail de validation définis garantissent que les demandes n'ont pas à être suivies manuellement et sont traitées rapidement. Des processus de validation clairs et digitaux augmentent la transparence et la rapidité du cycle d'achat.

COMMANDE

Une fois la validation obtenue, la commande est transmise directement au fournisseur correspondant via la plateforme d'achat B2B de SIGEL. La fonction SIGEL web-to-print vous assiste pour les commandes d'impression personnalisées, adaptées précisément à vos besoins. Cette connexion directe permet de gagner du temps et garantit que toutes les commandes sont exécutées correctement et à temps.

FACTURATION

Les factures sont générées automatiquement dans le système d'e-procurement de SIGEL et transmises au système ERP. Grâce à l'intégration complète de SIGEL Smartpro, les factures sont vérifiées automatiquement et enregistrées directement dans le système. Cette étape minimise les saisies manuelles et réduit les sources d'erreurs, tandis que le système ERP central reçoit en permanence des informations à jour.

Prérequis pour une mise en œuvre réussie

Prérequis pour une mise en œuvre réussie

Pour que l'introduction d'un système d'e-procurement soit une réussite, certaines conditions doivent être remplies. La plateforme d'achat digitale constitue l'élément central, car elle peut s'intégrer de manière transparente dans les systèmes existants. Les solutions d'e-procurement de SIGEL offrent des interfaces flexibles qui permettent une connexion simple aux systèmes ERP comme SAP.

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Exigences pour un système d'e-procurement

Un système d'e-procurement performant doit présenter certaines caractéristiques pour fonctionner de manière transparente.

INTERFACES

Le logiciel d'e-procurement doit être compatible avec vos systèmes existants.

CONVIVIALITÉ

Un design intuitif facilite l'adoption par tous les collaborateurs.

SÉCURITÉ

Des droits d'accès individuels et des limites budgétaires garantissent que le processus se déroule de manière contrôlée.

Formation et gestion du changement

Pour une mise en œuvre réussie d'un système d'e-procurement comme SIGEL Smartpro, il est crucial d'impliquer les collaborateurs de manière précoce et complète dans le processus. Une formation ciblée et une approche structurée de la gestion du changement sont la clé pour une utilisation optimale du nouveau logiciel et son acceptation à long terme dans l'entreprise.

FORMATION

Tous les utilisateurs doivent bénéficier d'une formation spécifique afin de se familiariser avec les fonctionnalités et les processus du nouveau logiciel d'approvisionnement électronique. Il est recommandé de proposer différents types de formation:
Formation de base: formations introductives qui expliquent les fonctions fondamentales du logiciel d'approvisionnement électronique SIGEL et le déroulement des processus d'approvisionnement. Elles permettent d'acquérir une solide compréhension de l'approvisionnement numérique et du fonctionnement du logiciel.
Formations basées sur les rôles: en fonction du rôle des collaborateurs dans le processus d'approvisionnement (par exemple, approbateur, acheteur ou vérificateur de factures), des contenus spécifiques adaptés à leurs tâches quotidiennes leur sont enseignés.
Ateliers pratiques et formation à l'utilisation: au cours d'ateliers pratiques, les participants se familiarisent avec des scénarios et des tâches typiques. Ces modules interactifs favorisent la compréhension et l'utilisation efficace du système au quotidien.

GESTION DE CHANGEMENT

Une approche bien structurée de la gestion du changement est essentielle pour favoriser l'acceptation du nouveau système d'approvisionnement électronique au sein de l'entreprise. Voici quelques étapes éprouvées:
Communication précoce: informez vos collaborateurs en temps utile de l'introduction de la solution d'approvisionnement électronique et des objectifs et avantages qui y sont associés, tels que l'amélioration de l'efficacité et la simplification des processus d'approvisionnement. Une communication transparente facilite la transition et favorise une attitude positive à l'égard du nouveau logiciel.
Désigner des utilisateurs clés: nommer des utilisateurs clés dans différents services qui serviront d'interlocuteurs et d'experts pour le système d'approvisionnement électronique. Ces « multiplicateurs » peuvent aider à la formation, répondre aux questions et garantir le bon déroulement du processus.
Boucles de rétroaction: après la mise en place, il convient de solliciter activement les commentaires des utilisateurs afin d'optimiser en permanence le système et de l'adapter aux besoins individuels. Les responsables de la gestion du changement jouent ici un rôle décisif.
Formation continue et mises à jour: prévoyez régulièrement des cours de remise à niveau et des formations sur les mises à jour, en particulier lorsque de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées à la solution SaaS de SIGEL. Cela permet de maintenir les connaissances à jour et d'utiliser le logiciel de manière optimale.

Numérisation dans les achats – lancez-vous dès maintenant avec SIGEL Smartpro

Numérisation dans les achats – lancez-vous dès maintenant avec SIGEL Smartpro

Avec la solution d'approvisionnement électronique SIGEL Smartpro, vous faites passer vos processus d'achat à un niveau supérieur. Nos outils d'approvisionnement électronique spécialement adaptés aux besoins des entreprises modernes offrent de nombreux avantages. Qu'il s'agisse de solutions Web2Print ou de plateformes d'approvisionnement B2B, Smartpro est la solution qui vous convient. Des adaptations individuelles garantissent que chaque boutique d'approvisionnement électronique est parfaitement adaptée à vos besoins. Avec la solution SaaS SIGEL Smartpro, vous restez toujours à la pointe de la technologie, et l'intégration facile dans votre environnement informatique existant garantit un démarrage sans heurts.

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