Durch die Automatisierung der E-Procurement-Prozesse können Sie Zeit sparen und Ihre Mitarbeiter entlasten.

Jeder Schritt im E-Procurement-Prozess ist nachvollziehbar, was die Kontrolle und Optimierung erleichtert.

Durch die Bündelung von Bestellungen erzielen Sie bessere Konditionen bei Lieferanten.

Moderne E-Procurement-Tools lassen sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren und ermöglichen individuelle Anpassungen.

Mitarbeiter geben ihre spezifischen Anforderungen direkt über die SIGEL-Beschaffungsplattform ein. Dabei können Bedarfe schnell und einfach in einer strukturierten, benutzerfreundlichen Oberfläche erfasst werden, sodass keine Bestellwünsche übersehen werden und alles zentral dokumentiert ist.

Durch die Automatisierung über SIGEL Smartpro werden alle Anfragen automatisch an die zuständigen Genehmiger weitergeleitet. Definierte Genehmigungs-Workflows sorgen dafür, dass Anfragen nicht manuell verfolgt werden müssen und schnell bearbeitet werden. Durch klare, digitale Genehmigungsprozesse erhöht sich die Transparenz und Geschwindigkeit im Beschaffungszyklus.

Sobald die Genehmigung erfolgt ist, wird die Bestellung direkt über die B2B-Beschaffungsplattform von SIGEL an den entsprechenden Lieferanten übermittelt. Die SIGEL Web2Print-Funktion unterstützt Sie bei individuellen Printbestellungen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Diese direkte Anbindung spart Zeit und stellt sicher, dass alle Aufträge korrekt und rechtzeitig ausgeführt werden.

Die Rechnungen werden automatisch im SIGEL E-Procurement-System generiert und an das ERP-System weitergeleitet. Dank der vollständigen Integration von SIGEL Smartpro werden Rechnungen automatisch geprüft und direkt im System erfasst. Dieser Schritt minimiert manuelle Eingaben und reduziert Fehlerquellen, während das zentrale ERP-System stets aktuelle Informationen erhält.

E-procurement - digitalización de tus procesos de adquisición

La digitalización en las compras aporta numerosas ventajas, especialmente gracias a los sistemas e-procurement. Pero, ¿qué es exactamente el e-procurement? Se trata de la adquisición electrónica de bienes y servicios a través de plataformas digitales. Con una solución moderna de e-procurement como la de SIGEL, optimiza sus procesos de compra, reduce costes y minimiza fuentes de error.

El aprovisionamiento electrónico explicado de forma sencilla

La definición de «adquisición electrónica» describe el proceso digital de adquisición. A diferencia de los métodos tradicionales, en los que los pedidos y las facturas se procesan manualmente, el software de adquisición electrónica permite una tramitación totalmente digital. De este modo, se automatizan todos los pasos, desde el pedido hasta la facturación, pasando por la autorización.

Ventajas del e-procurement

Con un sistema de e-procurement, las empresas pueden digitalizar sus procesos de compra y obtener múltiples beneficios.

Ventajas de un vistazo

EFICIENCIA	La automatización de los procesos de e-procurement le permite ahorrar tiempo y aliviar a sus empleados.
TRANSPARENCIA	Cada paso en el proceso de e-procurement es trazable, lo que facilita el control y la optimización.
AHORRO DE COSTES	Al agrupar los pedidos, se obtienen mejores condiciones con los proveedores.
FLEXIBILIDAD	Las modernas herramientas de e-procurement se integran sin problemas en los sistemas ERP existentes y permiten adaptaciones individuales.

El proceso de e-procurement: así funciona

El proceso de e-procurement: así funciona

El proceso de e-procurement abarca varios pasos que se digitalizan mediante una solución SaaS (Software as a Service). Desde la selección de productos, pasando por las aprobaciones, hasta el pedido y la entrega, todo se realiza a través de una plataforma central de compras B2B. Con las herramientas de e-procurement, las empresas pueden representar digitalmente todos sus procesos de compra, lo que conduce a un flujo de trabajo más eficiente. Con la solución SIGEL Smartpro, especialmente optimizada para material de oficina y publicitario, estos procesos se pueden implementar de forma fluida y automatizada.

Pasos en el proceso de e-procurement

El proceso de e-procurement pasa por varias fases claras que cubren todo el ciclo de compra de manera eficiente y transparente. Con las herramientas de e-procurement de SIGEL, en particular con la solución SIGEL Smartpro, cada uno de estos pasos se puede implementar de forma fluida y automatizada.

SOLICITUD DE NECESIDAD

Los empleados introducen sus requisitos específicos directamente a través de la plataforma de compras de SIGEL. Las necesidades se pueden registrar de forma rápida y sencilla en una interfaz estructurada y fácil de usar, de modo que no se pase por alto ninguna solicitud de pedido y todo quede documentado de forma centralizada.

APROBACIÓN

Mediante la automatización a través de SIGEL Smartpro, todas las solicitudes se remiten automáticamente a los responsables de la aprobación. Los flujos de trabajo de aprobación definidos garantizan que las solicitudes no tengan que ser rastreadas manualmente y se procesen rápidamente. Los procesos de aprobación claros y digitales aumentan la transparencia y la velocidad del ciclo de compra.

PEDIDO

Una vez que se ha dado la aprobación, el pedido se transmite directamente al proveedor correspondiente a través de la plataforma de compras B2B de SIGEL. La función Web2Print de SIGEL le ayuda con los pedidos de impresión individuales que se adaptan exactamente a sus necesidades. Esta conexión directa ahorra tiempo y garantiza que todos los pedidos se ejecuten de forma correcta y puntual.

FACTURACIÓN

Las facturas se generan automáticamente en el sistema de e-procurement de SIGEL y se transmiten al sistema ERP. Gracias a la completa integración de SIGEL Smartpro, las facturas se comprueban automáticamente y se registran directamente en el sistema. Este paso minimiza las entradas manuales y reduce las fuentes de error, mientras que el sistema ERP central recibe siempre información actualizada.

Requisitos para una implementación exitosa

Requisitos para una implementación exitosa

Para que la introducción de un sistema de e-procurement sea un éxito, deben cumplirse ciertos requisitos. La plataforma de compras digital es el elemento central, ya que se puede integrar sin problemas en los sistemas existentes. Las soluciones de e-procurement de SIGEL ofrecen interfaces flexibles que permiten una conexión sencilla a sistemas ERP como SAP.

Requisitos de un sistema de e-procurement

Un sistema de e-procurement exitoso debe tener ciertas características para funcionar sin problemas.

INTERFACES

El software de e-procurement debe ser compatible con sus sistemas existentes.

USABILIDAD

Un diseño intuitivo facilita la adopción por parte de todos los empleados.

SEGURIDAD

Los derechos de acceso individuales y los límites presupuestarios garantizan que el proceso se desarrolle de forma controlada.

Formación y gestión del cambio

Para la implementación exitosa de un sistema de e-procurement como SIGEL Smartpro, es crucial involucrar a los empleados en el proceso de manera temprana y exhaustiva. Una formación específica y un enfoque estructurado de gestión del cambio son la clave para el uso óptimo del nuevo software y su aceptación a largo plazo en la empresa.

FORMACIÓN

Todos los usuarios deben recibir formaciones específicas para asegurarse de que están familiarizados con las funciones y los procedimientos del nuevo software de e-procurement. Se recomienda ofrecer diferentes tipos de formación:
Formación básica: Cursos de introducción que explican las funciones fundamentales del software de e-procurement de SIGEL y el desarrollo de los procesos de adquisición. Así se construye una comprensión sólida de la adquisición digital y del manejo del software.
Formaciones basadas en roles: Dependiendo del rol de los empleados en el proceso de adquisición – por ejemplo, aprobadores, solicitantes o revisores de facturas – se imparten contenidos específicos adaptados a sus tareas diarias.
Talleres prácticos y formación de aplicación: En talleres orientados a la práctica, los participantes se familiarizan con escenarios y tareas típicas. Estas unidades interactivas fomentan la comprensión y el uso eficiente del sistema en el día a día.

GESTIÓN DEL CAMBIO

Un enfoque bien estructurado en la gestión del cambio es decisivo para fomentar la aceptación del nuevo sistema de e-procurement en la empresa. A continuación, algunos pasos probados:
Comunicación temprana: Informe a los empleados a tiempo sobre la introducción de la solución de e-procurement y los objetivos y ventajas asociados, como el aumento de la eficiencia y la simplificación de los procesos de adquisición. Una comunicación transparente facilita la transición y fomenta una actitud positiva hacia el nuevo software.
Designar usuarios clave: Nombre a usuarios clave en diferentes departamentos que actúen como personas de contacto y expertos para el sistema de e-procurement. Estos "multiplicadores" pueden apoyar en las formaciones, responder preguntas y asegurar un funcionamiento sin problemas.
Procesos de feedback: Después de la introducción, se debe solicitar activamente el feedback de los usuarios para optimizar continuamente el sistema y adaptarlo a las necesidades individuales. Los responsables de la gestión del cambio juegan aquí un papel crucial.
Formación continua y actualizaciones: Planifique cursos de actualización periódicos y formaciones sobre novedades, especialmente cuando se añadan nuevas funciones a la solución SaaS de SIGEL. De esta manera, el conocimiento se mantiene actualizado y el software se utiliza de la mejor manera posible.

Digitalización en las compras: arranca ahora con SIGEL Smartpro

Digitalización en las compras: arranca ahora con SIGEL Smartpro

Con la solución de e-procurement SIGEL Smartpro, elevas tus procesos de compra a un nuevo nivel. Nuestras herramientas de e-procurement, especialmente adaptadas a las necesidades de las empresas modernas, ofrecen numerosas ventajas. Ya sean soluciones Web2Print o plataformas de adquisición B2B, Smartpro es la solución adecuada para ti. Las adaptaciones individuales aseguran que cada tienda de e-procurement esté óptimamente adaptada a tus requisitos. Con la solución SaaS de futuro SIGEL Smartpro, te mantienes siempre a la vanguardia de la tecnología, y la fácil integración en tu entorno informático existente garantiza un comienzo sin problemas.