Durch die Automatisierung der E-Procurement-Prozesse können Sie Zeit sparen und Ihre Mitarbeiter entlasten.

Jeder Schritt im E-Procurement-Prozess ist nachvollziehbar, was die Kontrolle und Optimierung erleichtert.

Durch die Bündelung von Bestellungen erzielen Sie bessere Konditionen bei Lieferanten.

Moderne E-Procurement-Tools lassen sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren und ermöglichen individuelle Anpassungen.

Mitarbeiter geben ihre spezifischen Anforderungen direkt über die SIGEL-Beschaffungsplattform ein. Dabei können Bedarfe schnell und einfach in einer strukturierten, benutzerfreundlichen Oberfläche erfasst werden, sodass keine Bestellwünsche übersehen werden und alles zentral dokumentiert ist.

Durch die Automatisierung über SIGEL Smartpro werden alle Anfragen automatisch an die zuständigen Genehmiger weitergeleitet. Definierte Genehmigungs-Workflows sorgen dafür, dass Anfragen nicht manuell verfolgt werden müssen und schnell bearbeitet werden. Durch klare, digitale Genehmigungsprozesse erhöht sich die Transparenz und Geschwindigkeit im Beschaffungszyklus.

Sobald die Genehmigung erfolgt ist, wird die Bestellung direkt über die B2B-Beschaffungsplattform von SIGEL an den entsprechenden Lieferanten übermittelt. Die SIGEL Web2Print-Funktion unterstützt Sie bei individuellen Printbestellungen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Diese direkte Anbindung spart Zeit und stellt sicher, dass alle Aufträge korrekt und rechtzeitig ausgeführt werden.

Die Rechnungen werden automatisch im SIGEL E-Procurement-System generiert und an das ERP-System weitergeleitet. Dank der vollständigen Integration von SIGEL Smartpro werden Rechnungen automatisch geprüft und direkt im System erfasst. Dieser Schritt minimiert manuelle Eingaben und reduziert Fehlerquellen, während das zentrale ERP-System stets aktuelle Informationen erhält.

E-procurement - digitaliseer je inkoopprocessen

De digitalisering van inkoop biedt talloze voordelen, met name door e-procurement systemen. Maar wat is e-procurement precies? Dit is de elektronische inkoop van goederen en diensten via digitale platformen. Met een moderne e-procurement-oplossing zoals die van SIGEL optimaliseer je jouw inkoopprocessen, bespaar je kosten en minimaliseer je de kans op fouten.

E-procurement voordelen

Met een e-procurement-systeem kunnen bedrijven hun inkoopprocessen digitaliseren en daardoor tal van meerwaarden realiseren.

Voordelen op een rij

EFFICIËNTIE	Door de automatisering van de e-procurement-processen kun je tijd besparen en je medewerkers ontlasten.
TRANSPARANTIE	Elke stap in het e-procurement-proces is traceerbaar, wat de controle en optimalisatie vergemakkelijkt.
KOSTENBESPARING	Door de bundeling van bestellingen bereik je betere voorwaarden bij leveranciers.
FLEXIBILITEIT	Moderne e-procurement-tools kunnen naadloos in bestaande ERP-systemen worden geïntegreerd en maken individuele aanpassingen mogelijk.

Het e-procurement-proces: zo werkt het

Het e-procurement-proces: zo werkt het

Het e-procurement-proces omvat meerdere stappen die via een SaaS-oplossing (Software as a Service) worden gedigitaliseerd. Van de productselectie via goedkeuringen tot de bestelling en levering: alles gebeurt via een centraal B2B-inkoopplatform. Met e-procurement-tools kunnen bedrijven hun volledige inkoopprocessen digitaal in kaart brengen, wat leidt tot een efficiëntere workflow. Met de speciaal voor zakelijk drukwerk en promotiemateriaal geoptimaliseerde oplossing SIGEL Smartpro kunnen deze processen naadloos en geautomatiseerd worden geïmplementeerd.

Meer lezen

Stappen in het e-procurement-proces

Het e-procurement-proces doorloopt meerdere duidelijke fasen, die de gehele inkoopcyclus efficiënt en transparant afdekken. Met de e-procurement-tools van SIGEL, met name de oplossing SIGEL Smartpro, kan elk van deze stappen naadloos en geautomatiseerd worden uitgevoerd.

BEHOEFTE

Medewerkers voeren hun specifieke behoeften direct in via het inkoopplatform van SIGEL. Behoeften kunnen snel en eenvoudig in een gestructureerde, gebruiksvriendelijke interface worden vastgelegd, zodat er geen bestelwensen over het hoofd worden gezien en alles centraal wordt gedocumenteerd.

GOEDKEURING

Door de automatisering via SIGEL Smartpro worden alle aanvragen automatisch doorgestuurd naar de bevoegde goedkeurders. Gedefinieerde goedkeuringsworkflows zorgen ervoor dat aanvragen niet handmatig hoeven te worden opgevolgd en snel worden verwerkt. Duidelijke, digitale goedkeuringsprocessen verhogen de transparantie en snelheid in de inkoopcyclus.

BESTELLING

Zodra de goedkeuring is verleend, wordt de bestelling via het B2B-inkoopplatform van SIGEL direct aan de desbetreffende leverancier doorgegeven. De SIGEL Web2Print-functie ondersteunt u bij individuele printbestellingen die precies op uw behoeften zijn afgestemd. Deze directe koppeling bespaart tijd en zorgt ervoor dat alle opdrachten correct en tijdig worden uitgevoerd.

FACTURERING

De facturen worden automatisch in het SIGEL e-procurement-systeem gegenereerd en doorgestuurd naar het ERP-systeem. Dankzij de volledige integratie van SIGEL Smartpro worden facturen automatisch gecontroleerd en direct in het systeem vastgelegd. Deze stap minimaliseert handmatige invoer en vermindert foutbronnen, terwijl het centrale ERP-systeem altijd actuele informatie ontvangt.

Voorwaarden voor een succesvolle implementatie

Voorwaarden voor een succesvolle implementatie

Om de invoering van een e-procurement-systeem succesvol te laten zijn, moet aan bepaalde voorwaarden voor e-procurement worden voldaan. Het digitale inkoopplatform vormt daarbij het centrale element, omdat het naadloos in bestaande systemen kan worden geïntegreerd. E-procurement-oplossingen van SIGEL bieden hier flexibele interfaces die een eenvoudige koppeling met ERP-systemen zoals SAP mogelijk maken.

Meer lezen

Vereisten voor een e-procurement-systeem

Een succesvol e-procurementsysteem moet bepaalde eigenschappen hebben om naadloos te kunnen functioneren:

INTERFACES

De e-procurement-software moet compatibel zijn met uw bestaande systemen.

GEBRUIKSVRIENDELIJKHEID

Een intuïtief ontwerp vergemakkelijkt de invoering voor alle medewerkers.

VEILIGHEID

Individuele toegangsrechten en budgetlimieten zorgen ervoor dat het proces gecontroleerd verloopt.

Training en change management

Voor een soepele overgang is het belangrijk om medewerkers vroegtijdig te betrekken en hen te trainen in het gebruik van de nieuwe e-procurement-tools. Duidelijke communicatie over de e-procurement-voordelen en ondersteuning tijdens de implementatiefase zijn cruciaal voor de acceptatie.

APPROVAL

TRAINING

Alle gebruikers moeten gerichte trainingen krijgen om ervoor te zorgen dat ze vertrouwd zijn met de functies en processen van de nieuwe e-procurementsoftware. Het is raadzaam om verschillende soorten trainingen aan te bieden:
Basistraining: introductietrainingen waarin de basisfuncties van de SIGEL e-procurementsoftware en het verloop van de inkoopprocessen worden uitgelegd. Zo wordt een gedegen kennis van digitale inkoop en de bediening van de software opgebouwd.
Rolgebaseerde trainingen: afhankelijk van de rol van de medewerkers in het inkoopproces – bijvoorbeeld goedkeurders, bestellers of factuurcontroleurs – wordt specifieke inhoud aangeboden die is afgestemd op hun dagelijkse taken.
Praktische workshops en applicatietraining: in praktijkgerichte workshops maken de deelnemers kennis met typische scenario's en taken. Deze interactieve sessies bevorderen het begrip en het efficiënte gebruik van het systeem in het dagelijks leven.

CHANGE-MANAGEMENT

Een goed gestructureerde aanpak van verandermanagement is cruciaal om de acceptatie van het nieuwe e-procurementsysteem binnen het bedrijf te bevorderen. Hier volgen enkele beproefde stappen:
Vroegtijdige communicatie: informeer medewerkers tijdig over de invoering van de e-procurementoplossing en de daarmee samenhangende doelstellingen en voordelen, zoals efficiëntieverhoging en vereenvoudigde inkoopprocessen. Transparante communicatie vergemakkelijkt de overgang en bevordert een positieve houding ten opzichte van de nieuwe software.
Bepaal wie de key users zijn: benoem key users in verschillende afdelingen die als contactpersonen en experts voor het e-procurementsysteem fungeren. Deze ‘multiplicatoren’ kunnen trainingen ondersteunen, vragen beantwoorden en zorgen voor een soepel verloop.
Feedbackloops: na de introductie moet actief feedback van de gebruikers worden verzameld om het systeem continu te optimaliseren en aan te passen aan individuele behoeften. De verantwoordelijken voor het veranderingsmanagement spelen hierbij een cruciale rol.
Voortdurende training en updates: plan regelmatig opfriscursussen en updatetrainings, vooral wanneer er nieuwe functies worden toegevoegd aan de SaaS-oplossing van SIGEL. Zo blijft de kennis up-to-date en wordt de software optimaal benut.

Digitalisering in de inkoop – ga nu aan de slag met SIGEL Smartpro

Digitalisering in de inkoop – ga nu aan de slag met SIGEL Smartpro

Met SIGEL Smartpro bieden we een op maat gemaakte B2B-oplossing die precies is afgestemd op de behoeften van jouw bedrijf. Onze e-procurement-software maakt een efficiënte en transparante afhandeling van je bestelprocessen mogelijk. Van gepersonaliseerd drukwerk tot promotiemateriaal – met onze Web2Print-functie digitaliseer je jouw inkoop en bespaar je waardevolle middelen.

Meer lezen