3.500 medici si affidano a PVS / Schleswig-Holstein • Amburgo – e PVS si affida a SIGEL Smartpro

1.900.000 fatture, innumerevoli solleciti di pagamento e corrispondenze, 3.500 medici associati, 100 collaboratori, tre sedi: questi sono solo alcuni numeri che descrivono ciò che fa PVS / Schleswig-Holstein • Amburgo. Le fatture mediche private che ricevono i pazienti dei medici associati sono gestite da PVS / Schleswig-Holstein • Amburgo nelle sue sedi di Bad Segeberg, Amburgo e Bad Doberan. Fino al 2017, la sola gestione amministrativa di carta intestata, materiale per ufficio e promozionale, nonché biglietti da visita per 100 collaboratori nelle diverse sedi, ha causato un notevole dispendio di energie a PVS / Schleswig-Holstein • Amburgo. Con la soluzione di e-procurement Smartpro di SIGEL, il processo di approvvigionamento di PVS si è notevolmente semplificato. Abbiamo parlato con il Dott. Timo Steidel, responsabile del reparto Marketing ed IT, e con la sua collaboratrice Ann-Sophie Bock, impiegata per la comunicazione d'ufficio, di come è stata l'implementazione, la distribuzione nelle sedi e il lavoro quotidiano.

Dal 2017 Smartpro ottimizza i processi di ordinazione di PVS

Quando 100 dipendenti in tre sedi consumano materiale, le gare d'appalto, gli ordini e la distribuzione possono richiedere molto tempo – tempo che potrebbe essere impiegato in modo più proficuo se i processi di approvvigionamento fossero ottimizzati. Esempio biglietti da visita: se in un riordino cambiava un nome, un indirizzo e-mail o un numero di telefono, lo sforzo era notevole, ricorda il Dott. Steidel: "Si apportava una modifica, la si inviava al produttore, poi doveva essere nuovamente controllata, passava alla tipografia e infine doveva essere ritirata. Il solo processo per creare un biglietto da visita era molto laborioso." A ciò si aggiunge che spesso, prima di assegnare un ordine di produzione, era necessario richiedere e confrontare offerte di diversi fornitori. Se poi il collaboratore responsabile era malato, la situazione si complicava ulteriormente. PVS / Schleswig-Holstein • Amburgo ha riconosciuto nei processi abituali un potenziale di risparmio di tempo e costi – la soluzione si chiamava Smartpro. Dopo un'analisi dei bisogni, comprensiva di workshop, è stato implementato insieme a SIGEL un "closed-shop" personalizzato per l'ordine di stampati e materiale promozionale.

Il top: trasparenza nelle approvazioni e nelle scorte di magazzino

Da oltre quattro anni, diversi collaboratori possono ora ordinare vari articoli da un ampio catalogo. Tutto è veloce, semplice e trasparente – compresi i processi di approvazione. "Possiamo vedere quale collaboratore ordina cosa, se è autorizzato a farlo e se l'ordine è stato eseguito correttamente. In questo modo viene rispettato anche il principio dei quattro occhi. Soprattutto quando si tratta di grandi quantità di carta, questo deve essere garantito già solo per il nostro sistema di gestione della qualità", afferma Timo Steidel. Anche la sua collega Ann-Sophie Bock dà valore alla trasparenza. Per lei, un vantaggio importante di Smartpro è che le scorte di magazzino di tutti gli articoli sono visibili con pochi clic – così come gli ultimi ordini. Alla domanda se PVS / Schleswig-Holstein • Amburgo sceglierebbe di nuovo Smartpro, risponde: "Dal punto di vista dell'utente, posso dire un sì molto chiaro. Poiché per noi, per la quotidianità e per questo ritmo di ordinazione è davvero semplice, lo sosterrei sempre di nuovo."