3.500 Ärzte vertrauen der PVS / Schleswig-Holstein • HAMBURG – und die PVS vertraut SIGEL Smartpro

1.900.000 Rechnungen, unzählige Zahlungserinnerungen und Korrespondenzen, 3.500 angeschlossene Ärzte,  100 Mitarbeiter, drei Standorte – das sind nur einige Zahlen, die beschreiben, was die PVS / Schleswig-Holstein • Hamburg leistet. Privatärztliche Rechnungen, die die Patienten der angebundenen Ärzte erhalten, managt die PVS / Schleswig-Holstein • Hamburg an ihren Standorten Bad Segeberg, Hamburg und Bad Doberan. Allein die administrative Abwicklung für Briefpapier, Büro- und Werbematerial sowie Visitenkarten für 100 Mitarbeiter an den Standorten zu steuern, zu beschaffen und zu verteilen hat bei der PVS / Schleswig-Holstein • Hamburg bis 2017 einen erheblichen Aufwand verursacht. Mit der E-Procurement-Lösung Smartpro von SIGEL hat sich der Beschaffungsprozess der PVS deutlich vereinfacht. Wie die Implementierung, das Ausrollen auf die Standorte und die tägliche Arbeit war und ist, darüber konnten wir mit Dipl.-Kfm. Timo Steidel, Leiter der Abteilung Marketing und EDV, und seiner Mitarbeiterin Ann-Sophie Bock, Kauffrau für Bürokommunikation, sprechen.

Seit 2017 optimiert Smartpro die Bestellprozesse der PVS

Wenn 100 Angestellte an drei Standorten Material verbrauchen, können die Ausschreibungen, die Bestellung und die Verteilung viel Zeit in Anspruch nehmen – Zeit, die man auch sinnvoller einsetzen kann, wenn die Beschaffungsprozesse optimiert werden. Beispiel Visitenkarten: Änderte sich ein Name, eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bei einer Nachbestellung, war der Aufwand recht groß, erinnert sich Dipl.-Kfm. Steidel: „Es wurde etwas angepasst, es wurde zum Hersteller geschickt, dann musste es nochmal kontrolliert werden, ging zur Druckerei und musste schließlich abgeholt werden. Allein, um eine Visitenkarte zu erstellen, war der Prozess sehr aufwändig.“ Dazu kommt, dass oft im Vorfeld von verschiedenen Lieferanten Angebote eingeholt und verglichen werden mussten, bevor ein Produktionsauftrag vergeben wurde. Wenn dann der zuständige Mitarbeiter krank war, wurde es noch komplizierter. Die PVS / Schleswig-Holstein • Hamburg erkannte in den gewohnten Prozessen Potenzial zur Zeit- und Kostenersparnis – die Lösung hieß Smartpro. Nach einer Bedarfsanalyse inkl. Workshop wurde zusammen mit SIGEL der eigene Closed-Shop für die Bestellung von Druck- und Werbemitteln umgesetzt.

Top: Transparenz in Freigaben und Lagerbestand

Seit über vier Jahren können jetzt mehrere Mitarbeiter aus einem umfangreichen Katalog verschiedene Artikel bestellen. Alles geht schnell, einfach und transparent – auch die Freigabeprozesse. „Wir können sehen, welcher Mitarbeiter was bestellt, ob er dazu berechtigt ist und ob die Order korrekt ausgeführt ist. Damit wird auch das Vier-Augen-Prinzip gewahrt. Gerade, wenn es um große Mengen Papier geht, muss dies schon aufgrund unseres Qualitätsmanagements sichergestellt sein“, so Timo Steidel. Auch seine Kollegin Ann-Sophie Bock legt Wert auf Transparenz. Für sie ist ein wichtiger Vorteil von Smartpro, dass die Lagerbestände aller Artikel mit wenigen Klicks ersichtlich sind – genau wie die letzten Bestellungen. Auf die Frage, ob sich die PVS / Schleswig-Holstein • Hamburg wieder für Smartpro entscheiden würde, sagt sie: „Also von Seiten des Nutzers kann ich ein ganz klares Ja aussprechen. Da es für uns, für den Alltag und für diesen Bestellrhythmus wirklich einfach ist, würde ich das immer wieder befürworten.“