3.500 médicos confían en PVS / Schleswig-Holstein • Hamburgo – y PVS confía en SIGEL Smartpro

1.900.000 facturas, innumerables recordatorios de pago y correspondencia, 3.500 médicos asociados, 100 empleados, tres sedes: estas son solo algunas cifras que describen lo que hace PVS / Schleswig-Holstein • Hamburgo. La empresa gestiona las facturas privadas que reciben los pacientes de los médicos asociados en sus sedes de Bad Segeberg, Hamburgo y Bad Doberan. Solo la gestión administrativa del papel de carta, material de oficina y publicitario, así como las tarjetas de visita para 100 empleados en las distintas sedes, suponía un esfuerzo considerable para PVS / Schleswig-Holstein • Hamburgo hasta 2017. Con la solución de e-procurement Smartpro de SIGEL, el proceso de adquisición de PVS se ha simplificado notablemente. Hemos podido hablar con el Dipl.-Kfm. Timo Steidel, jefe del departamento de Marketing e Informática, y su colaboradora Ann-Sophie Bock, técnica en comunicación de oficina, sobre cómo fue y es la implementación, el despliegue en las sedes y el trabajo diario.

Desde 2017, Smartpro optimiza los procesos de pedido de PVS

Cuando 100 empleados en tres sedes consumen material, las licitaciones, los pedidos y la distribución pueden llevar mucho tiempo, un tiempo que se puede emplear de manera más útil si se optimizan los procesos de compra. Por ejemplo, las tarjetas de visita: si cambiaba un nombre, una dirección de correo electrónico o un número de teléfono en un nuevo pedido, el esfuerzo era bastante grande, recuerda el Dipl.-Kfm. Steidel: "Se ajustaba algo, se enviaba al fabricante, luego había que volver a revisarlo, pasaba a la imprenta y finalmente había que recogerlo. Solo para crear una tarjeta de visita, el proceso era muy laborioso". Además, a menudo era necesario solicitar y comparar ofertas de diferentes proveedores antes de adjudicar un pedido de producción. Si el empleado responsable estaba enfermo, todo se complicaba aún más. PVS / Schleswig-Holstein • Hamburgo reconoció en los procesos habituales un potencial para ahorrar tiempo y costes: la solución se llamó Smartpro. Tras un análisis de necesidades que incluyó un taller, se implementó junto con SIGEL una tienda interna cerrada para el pedido de material impreso y publicitario.

Excelente: transparencia en las autorizaciones y el inventario

Desde hace más de cuatro años, varios empleados pueden pedir diferentes artículos de un amplio catálogo. Todo es rápido, sencillo y transparente, incluidos los procesos de autorización. "Podemos ver qué empleado pide qué, si está autorizado para ello y si el pedido se ha realizado correctamente. Así se garantiza también el principio de los cuatro ojos. Especialmente cuando se trata de grandes cantidades de papel, esto debe estar asegurado por nuestro sistema de gestión de calidad", afirma Timo Steidel. Su colega Ann-Sophie Bock también valora la transparencia. Para ella, una ventaja importante de Smartpro es que el stock de todos los artículos se puede consultar con unos pocos clics, al igual que los últimos pedidos. A la pregunta de si PVS / Schleswig-Holstein • Hamburgo volvería a decidirse por Smartpro, responde: "Desde el punto de vista del usuario, puedo dar un sí rotundo. Como es realmente sencillo para nosotros, para el día a día y para este ritmo de pedidos, lo apoyaría una y otra vez".