3.500 artsen vertrouwen op PVS / Schleswig-Holstein - HAMBURG – en PVS vertrouwt op SIGEL Smartpro

1.900.000 facturen, talloze betalingsherinneringen en correspondentie, 3.500 aangesloten artsen, 100 medewerkers, drie vestigingen – dit zijn slechts enkele cijfers die het werk van PVS / Schleswig-Holstein - Hamburg beschrijven. PVS / Schleswig-Holstein - Hamburg beheert op haar locaties in Bad Segeberg, Hamburg en Bad Doberan de particuliere medische rekeningen die patiënten van de aangesloten artsen ontvangen. Alleen al de administratieve afhandeling van briefpapier, kantoor- en reclamemateriaal en visitekaartjes voor 100 medewerkers op de verschillende locaties zorgde tot 2017 voor aanzienlijke inspanningen bij PVS / Schleswig-Holstein - Hamburg. Met de e-procurement-oplossing Smartpro van SIGEL is het inkoopproces bij PVS aanzienlijk vereenvoudigd. We spraken met Dipl.-Kfm. Timo Steidel, hoofd van de afdeling Marketing en IT, en zijn collega Ann-Sophie Bock, medewerkster kantoorcommunicatie, over de implementatie, de uitrol naar de vestigingen en het dagelijkse werk.

Smartpro optimaliseert sinds 2017 de bestelprocessen van PVS

Wanneer 100 medewerkers op drie locaties materiaal verbruiken, kunnen aanbestedingen, bestellingen en distributie veel tijd in beslag nemen – tijd die zinvoller besteed zou kunnen worden als de inkoopprocessen geoptimaliseerd waren. Neem bijvoorbeeld visitekaartjes: als bij een herbestelling een naam, e-mailadres of telefoonnummer veranderde, was de inspanning aanzienlijk, herinnert Dipl.-Kfm. Steidel zich: "Er werd iets aangepast, naar de fabrikant gestuurd, dan moest het opnieuw worden gecontroleerd, ging het naar de drukkerij en moest het uiteindelijk worden opgehaald. Het proces om slechts één visitekaartje te maken was zeer complex." Bovendien moesten er vaak offertes van verschillende leveranciers worden opgevraagd en vergeleken voordat er een productieorder werd geplaatst. Als de verantwoordelijke medewerker ziek was, werd het nog ingewikkelder. PVS / Schleswig-Holstein - Hamburg onderkende het potentieel voor tijd- en kostenbesparingen in haar bestaande processen – de oplossing was Smartpro. Na een behoefteanalyse inclusief een workshop werd samen met SIGEL een eigen gesloten webshop voor het bestellen van drukwerk en promotiemateriaal geïmplementeerd.

Top: transparantie in goedkeuringen en voorraad

Al meer dan vier jaar kunnen meerdere medewerkers diverse artikelen uit een uitgebreide catalogus bestellen. Alles is snel, eenvoudig en transparant – inclusief de goedkeuringsprocessen. "We kunnen zien welke medewerker wat bestelt, of hij daartoe bevoegd is en of de bestelling correct wordt uitgevoerd. Dit waarborgt ook het vier-ogen-principe. Vooral bij grote hoeveelheden papier moet dit vanwege ons kwaliteitsmanagement worden gegarandeerd," zegt Timo Steidel. Zijn collega Ann-Sophie Bock waardeert ook de transparantie. Voor haar is een belangrijk voordeel van Smartpro dat de voorraadniveaus van alle artikelen met een paar klikken zichtbaar zijn – net als de laatste bestellingen. Op de vraag of PVS / Schleswig-Holstein - Hamburg opnieuw voor Smartpro zou kiezen, zegt ze: "Vanuit het perspectief van een gebruiker kan ik een duidelijk 'ja' geven. Omdat het voor ons, voor onze dagelijkse routine en voor deze bestelcyclus echt eenvoudig is, zou ik er altijd weer voor pleiten."