Come Kyocera Document Solutions Germania digitalizza l'ordinazione dei biglietti da visita con l'e-procurement

Ma come si organizza il processo in modo che sia altrettanto di alta qualità e moderno quanto il prodotto stesso?

In qualità di specialisti in prodotti di stampa personalizzati, abbiamo implementato un sistema di e-commerce per biglietti da visita su misura basato su Smartpro per Kyocera Document Solutions Germania. Abbiamo parlato con Monika Josseaux, specialista in amministrazione e gestione generale presso Kyocera, delle sfide e dei successi dell'approvvigionamento elettronico.

Il Cliente: Specialista Globale per la Gestione di Documenti e Informazioni

Le informazioni sono alla base dei moderni processi lavorativi. Fondamentalmente, non si tratta solo dell'esistenza delle informazioni, ma soprattutto della velocità e dell'efficienza con cui è possibile accedervi.

Kyocera Document Solutions affronta proprio questa problematica e contribuisce attivamente a plasmare la gestione quotidiana delle informazioni aziendali. L'azienda garantisce che le informazioni siano disponibili in modo affidabile, sicuro e sostenibile. Come parte di Kyocera Corporation, un gruppo tecnologico di fama mondiale focalizzato su semiconduttori, componenti industriali e automobilistici, sistemi di stampa e multifunzione, sistemi energetici intelligenti e tecnologie di comunicazione, Kyocera Document Solutions sviluppa ulteriormente i moderni processi di informazione e documentazione per creare un reale valore aggiunto. 

La situazione iniziale: Lunghi tempi di attesa per i biglietti da visita 

Nonostante la sua leadership tecnologica, fino a pochi anni fa l'approvvigionamento di biglietti da visita in Kyocera era caratterizzato da processi lunghi. I biglietti da visita erano gestiti centralmente dall'ufficio acquisti: un classico collo di bottiglia. Il processo si basava su fogli di calcolo Excel in cui i dati venivano raccolti, verificati e infine trasmessi al fornitore di servizi. 

Questa procedura non soddisfaceva più i moderni standard di efficienza del gruppo aziendale. Il passaggio attraverso l'ufficio acquisti comportava una perdita di tempo prezioso, immobilizzava risorse ed era soggetto a errori.

La soluzione: un negozio decentralizzato per biglietti da visita di alta qualità

Per semplificare il processo, Kyocera ha scelto SIGEL dopo una gara d'appalto e ha implementato Smartpro. La soluzione SaaS basata su cloud funziona come un negozio web-to-print chiuso, specificamente adattato alle esigenze delle grandi organizzazioni.

L'obiettivo: Se oggi si desidera stampare biglietti da visita di alta qualità, dovrebbe essere possibile con un solo clic, senza deviazioni e senza perdite di tempo.

Siamo stati in grado di adattare il sistema senza problemi alle strutture aziendali. Invece di una rigida amministrazione centrale, lo strumento ora consente l'autosufficienza decentralizzata.

Implementazione: Controllo tramite modelli intelligenti

La decentralizzazione richiede sicurezza. Per consentire l'autonomia senza perdere il controllo sull'identità aziendale, SIGEL Smartpro si basa su protezioni digitali. In questo modo, errori o deviazioni individuali possono essere esclusi fin dall'inizio. Monika Josseaux ricorda i requisiti interni: 

"Inizialmente, abbiamo dovuto superare internamente alcuni piccoli ostacoli, poiché volevamo assicurarci che non potessero essere stampati titoli di fantasia sui biglietti da visita". Pertanto, prima di procedere con SIGEL, l'approvazione del responsabile è stata integrata nel flusso di lavoro."

Per garantire l'affidabilità di questo processo a lungo termine, il sistema è stato costruito su tre pilastri: 

• Dati fissi: le informazioni di base come l'indirizzo aziendale e le estensioni degli indirizzi e-mail sono memorizzate in modo immutabile nel sistema. 
• Flessibilità individuale: i dipendenti inseriscono solo i propri dati personali come nome ed estensione. 
• Approvazione intelligente: per garantire la conformità e il controllo dell'identità aziendale, è stato integrato un processo di approvazione automatizzato. Ogni ordine viene approvato dal rispettivo responsabile prima di essere inviato automaticamente in stampa. 

Risultati: Trasparenza e risparmio di risorse. 

Il passaggio agli acquisti elettronici ha professionalizzato in modo sostenibile il lavoro quotidiano in Kyocera. Poiché Kyocera Document Solutions pianifica centralmente per l'intero gruppo, questo concetto è stato implementato direttamente per tutte le filiali in Germania e Austria. L'impegno iniziale nella creazione di modelli si è rapidamente ripagato con un enorme vantaggio per l'intero gruppo. La combinazione di velocità e minimizzazione degli errori è particolarmente efficace nell'uso quotidiano. Monika Josseaux riassume:

"I modelli sono così ben preparati che è quasi impossibile sbagliare. L'accesso rapido allo strumento si traduce anche in una notevole riduzione del nostro carico di lavoro."

L'efficienza degli acquisti digitali è dimostrata da dati concreti:

• Ufficio Acquisti sollevato: Il sistema sostituisce la gestione dei dati nei fogli di calcolo Excel e libera tempo per attività strategiche negli acquisti.
• Tempi di consegna rapidi: L'accesso diretto riduce significativamente il tempo che intercorre tra l'ordine e la consegna.
• Fatturazione chiara: il modulo integrato per i centri di costo consente un'allocazione interna immediata e senza errori di ogni ordine.
• Resi ridotti al minimo: modelli precisi e stampe di alta qualità garantiscono risultati che soddisfano gli elevati standard di innovazione di Kyocera.

Conclusione: quando la tecnologia ti permette di concentrarti sul quadro generale

Questo caso di studio dimostra che la vera innovazione spesso inizia dai dettagli. La digitalizzazione di processi apparentemente insignificanti come l'ordinazione di biglietti da visita contribuisce direttamente al principio guida di Kyocera: promuovere il progresso sociale attraverso la tecnologia. Perché progresso significa anche eliminare gli ostacoli amministrativi.

Quindi, se ti stai chiedendo dove puoi ottenere la migliore stampa di biglietti da visita di alta qualità, la risposta oggi è: nel tuo ecosistema digitale. È tempo di rendere il tuo lavoro quotidiano più bello, più efficiente e semplicemente migliore.