Digitalisering van processen met Smartpro van SIGEL

De voortschrijdende digitalisering heeft de afgelopen jaren bijna alle aspecten van ons leven beïnvloed, en de zorgsector is daarop geen uitzondering. De digitalisering van processen in de zorgsector is een veelbelovende ontwikkeling die het potentieel heeft om de kwaliteit van de zorg te verbeteren, de efficiëntie van de processen te verhogen en zo meer tijd en aanwezigheid voor relevante taken vrij te maken.

Patricia Toews werkt bij AZURIT en is verantwoordelijk voor de volledige bedrijfscommunicatie en marketing van de AZURIT en HANSA Groep. AZURIT en HANSA behoren tot de toonaangevende bedrijven in de ouderenzorg in Duitsland. Ongeveer 6.900 medewerkers verzorgen en ondersteunen mensen in meer dan 80 zorginstellingen. Het project voor promotie- en drukwerkartikelen is opgezet om bedrijfsprocessen te digitaliseren en te optimaliseren. Met Smartpro van SIGEL is dit geen probleem!

Digitale verkoopstrategie in zorginstellingen vereenvoudigen

De AZURIT en HANSA Groep is een overkoepelende organisatie voor complete zorginstellingen. Ze biedt ambulante diensten aan en beheert en exploiteert servicecomplexen voor begeleid wonen. In de intramurale ouderenzorg wonen bewoners met een zorgzwaartepakket van één tot vijf. Daarnaast bieden beide organisaties ambulante zorgdiensten aan, zodat mensen in hun eigen huis verzorgd kunnen worden. In totaal beheert de AZURIT en HANSA Groep 85 instellingen.

Achter zo'n groot bedrijf schuilt natuurlijk een enorme administratieve last. De introductie van Smartpro ondersteunt de administratie- en marketingafdelingen van de groepen bij het digitaliseren van processen en zorgt zo voor een aanzienlijke verlichting van het inkoopproces. Hierdoor blijft er meer tijd over voor de dagelijkse werkzaamheden in de instellingen. Vooral in de zorg is een hoog personeelsverloop normaal, zowel in managementteams als onder vakspecialisten. Bij een personeelswisseling moeten onder andere visitekaartjes worden aangepast en opnieuw worden gedrukt. Met Smartpro kunnen bijvoorbeeld de te wijzigen visitekaartjes volledig zelfstandig door de instellingen worden aangemaakt. Dat is een aanzienlijke verlichting voor Patricia Toews en haar team.

De start van het project – verkoop digitaliseren en optimaliseren

Voor de samenwerking met SIGEL was het bestel- en orderproces voor druk- en promotieartikelen zeer tijdrovend en omslachtig: tijdens de jaarlijkse bijeenkomsten voor leidinggevenden werden de bestellingen van de instellingen geïnventariseerd en in een magazijn verzameld. Vervolgens werden de artikelen klaargelegd om tijdens die bijeenkomst meegenomen te worden.

Het hele proces was omslachtig en niet meer van deze tijd. Toen het magazijn vol lag met promotieartikelen die tijdens de coronaperiode niet meer naar behoefte aan medewerkers en instellingen geleverd konden worden, was een digitale oplossing nodig: een webshop voor C-artikelen. Daarop startte de samenwerking met SIGEL en werd de Smartpro Shop opgezet met als doel het verkoopkanaal te optimaliseren. Een print-on-demand-oplossing werd ook geïntegreerd. Dankzij deze slimme oplossing vertrouwt de AZURIT en HANSA Groep niet langer op standaard voorraadartikelen en grote voorproducties en kan er op basis van de vraag worden geproduceerd.

Welke doelen kon AZURIT met Smartpro realiseren?

Het voorbeeld van de AZURIT en HANSA Groep toont heel goed aan welke doelen met Smartpro gerealiseerd kunnen worden, want de AZURIT en HANSA Groep heeft haar doelstellingen voor 100 procent behaald, aldus Patricia Toews.

Deze doelen konden met Smartpro worden verwezenlijkt:

• Optimalisatie van het verkoopkanaal
• Beschikbaarheid van de producten binnen twee tot drie werkdagen
• Zelfstandig bestellen van promotiemateriaal
• Continue doorontwikkeling van de shop
• Snellere en efficiëntere processen op de marketingafdeling
• Verbeterde en vereenvoudigde controle van de beschikbare artikelen en de voorraad
• Voorraden opvragen met één klik

Promotiemateriaal online beheren – zo is de Smartpro-shop van AZURIT en HANSA opgebouwd

De Smartpro-shop van SIGEL kan individueel worden aangepast aan de wensen en behoeften van de klant. Er kunnen verschillende artikelen worden aangemaakt en naar wens met modules worden uitgebreid. In de Smartpro-shop van Azurit bevinden zich al veel promotieartikelen waar de medewerkers doorheen kunnen klikken. Azurit gebruikt onder andere de volgende modules in de shop:

• De budgetmodule: Met de budgetmodule kunnen specifieke budgetten worden toegewezen aan individuele gebruikers of gebruikersgroepen. Mocht het budget op zijn, dan ontvangen de gebruikers hierover direct een melding.
• De goedkeuringsmodule: Met deze module kunnen geautomatiseerde goedkeuringsworkflows worden ingesteld. In een later stadium is het de bedoeling om de budget- en goedkeuringsmodule te koppelen, aangezien de goedkeuring afhankelijk is van het gebruikte budget.
• De logistiekmodule: De logistiekmodule wordt bij Azurit ingezet voor promotiemateriaal. Azurit slaat het promotiemateriaal op bij SIGEL en kan de artikelen stuk voor stuk afroepen.

In de shop zelf vinden de medewerkers van de Azurit-groep een grote selectie aan promotieartikelen waaruit ze kunnen kiezen en die ze naar behoefte kunnen bestellen:

• Notitieblokken
• Mappen
• Briefpapier en factuurpapier
• Posters
• Flyers
• Enveloppen
• Kaarten
• Visitekaartjes

AZURIT en HANSA willen digitale verkoopstrategie verder uitbouwen

Smartpro wordt in de zorginstellingen van AZURIT en HANSA goed ontvangen en effectief gebruikt. "De medewerkers zijn erg blij dat ze met Smartpro zelfstandiger en onafhankelijker kunnen werken," legt Patricia Toews uit. Naast het zelfstandig werken ziet zij het grootste voordeel van Smartpro in de mogelijkheid om artikelen te personaliseren.

De zorginstellingen kunnen al zelf visitekaartjes ontwerpen. Het voornaamste doel voor de toekomst is om de instellingen de mogelijkheid te bieden zelf CI-conforme promotiematerialen te creëren, dus promotiemiddelen die overeenkomen met de corporate identity van AZURIT of HANSA. Zo kunnen de instellingen zelfstandig promotiematerialen naar hun behoeften aanmaken en bestellen. In de toekomst moeten via drag & drop ontwerpsjablonen bewerkt kunnen worden en moeten ook flyers en posters zelf gemaakt kunnen worden.

Smartpro zorgt voor een aanzienlijke verlichting in het dagelijkse werk van Patricia Toews en haar marketingteam – tegelijkertijd krijgen de instellingen meer verantwoordelijkheid en vrijheid bij de inkoop van C-artikelen.

Met Smartpro van SIGEL digitale processen optimaliseren

Patricia Toews van de AZURIT en HANSA Groep heeft nog veel plannen met Smartpro en ziet de tool als een vast en zeer belangrijk onderdeel van het bedrijf. Het doel om digitale processen te optimaliseren is absoluut geslaagd. Als ook jij je verkoop wilt digitaliseren, je marketinglogistiek wilt herzien en een slimme oplossing zoekt, dan is Smartpro een geschikte tool voor jou. Neem contact met ons op en laat je uitgebreid adviseren door ons SIGEL-Smartpro-team!