Digitalisierung von Prozessen mit Smartpro von SIGEL

Die fortschreitende Digitalisierung hat in den letzten Jahren nahezu alle Bereiche unseres Lebens erfasst und die Pflege branche bildet hierbei keine Ausnahme. Die Digitalisierung von Prozessen in der Pflegebranche stellt eine vielversprechende Entwicklung dar, die das Potenzial hat, die Qualität der Pflegeleistungen zu verbessern, die Effizienz der Abläufe zu steigern und so mehr Zeit und Präsenz für relevante Aufgaben zu haben.

Patricia Toews arbeitet bei AZURIT und ist für die komplette Unternehmenskommunikation und das Marketing der AZURIT und HANSA Gruppe verantwortlich. AZURIT und HANSA zählen zu den führenden Unternehmen der Seniorenpflege in Deutschland. Rund 6.900 Mitarbeiter betreuen und unterstützen Menschen in mehr als 80 Pflegeeinrichtungen. Das Projekt Streu- und Druckartikel ist entstanden, um Unternehmensprozesse zu digitalisieren und optimieren. Mit Smartpro von SIGEL ist dies kein Problem!

Digitale Vertriebsstrategie in Pflegeeinrichtungen erleichtern

Die AZURIT und HANSA Gruppe ist Träger für vollständige Pflegeeinrichtungen. Sie bietet ambulante Dienste und betreut und betreibt Wohnheime mit Servicekomplex. In der stationären Altenpflege wohnen Bewohner mit dem Pflegegrad eins bis fünf. Außerdem bieten die beiden Träger ambulante Pflegedienste an – so können Menschen in ihrem eigenen Zuhause betreut werden. Insgesamt betreut die AZURIT und HANSA Gruppe 85 Einrichtungen.

Hinter einem so großen Unternehmen steht natürlich ein enormer Verwaltungsaufwand. Die Einführung von Smartpro unterstützt die Verwaltungs- und Marketingabteilungen der Gruppen bei der Digitalisierung von Prozessen und ermöglicht so eine erhebliche Erleichterung im Beschaffungsprozess. Dadurch bleibt mehr Zeit, um sich um das anfallende Tagesgeschäft in den Einrichtungen zu kümmern. Denn besonders in der Pflege ist eine hohe Personalfluktuation sowohl in Führungsteams als auch in den Fachkraft-Bereichen normal. Steht ein Personalwechsel an, müssen unter anderem auch Visitenkarten geändert und neu gedruckt werden. Durch Smartpro können beispielsweise die Visitenkarten, die geändert werden müssen, in den Einrichtungen komplett selbstständig erstellt werden. Das ist eine erhebliche Erleichterung für Patricia Toews und ihr Team.

Der Projektstart – Vertrieb digitalisieren und optimieren

Vor der Zusammenarbeit mit SIGEL verlief der Bestell- und Auftragsprozess von Druck- und Streuartikeln sehr zeitaufwändig und einfach ab: Zu den jährlichen Führungskräfte-Treffen wurden die Bestellungen von den Einrichtungen abgefragt und in einem Lager zusammengetragen. Anschließend wurden die Artikel zur Mitnahme bei besagtem Treffen bereitgestellt.

Der ganze Prozess war umständlich und nicht mehr zeitgemäß. Als das Lager mit Werbeartikeln besetzt war, die in Corona-Zeiten nicht mehr bedarfsgerecht an die Mitarbeiter und Einrichtungen gebracht werden konnten, musste eine digitale Lösung her: ein Online-Shop für C-Artikel. Daraufhin startete die Zusammenarbeit mit SIGEL und der Smartpro Shop wurde aufgesetzt mit dem Ziel, den Vertriebsweg zu optimieren. Eine Print-on-Demand-Lösung wurde auch miteinbezogen. Dank der smarten Lösung setzt die AZURIT und HANSA Gruppe nicht länger auf Standardlagerartikel und große Vorproduktionen und kann bedarfsorientiert produzieren.

Welche Ziele konnte AZURIT mit Smartpro umsetzen?

Am Beispiel der AZURIT und HANSA Gruppe ist sehr gut ersichtlich, welche Ziele mit Smartpro umgesetzt werden können, denn die AZURIT und HANSA  Gruppe hat ihre Zielsetzung zu 100 Prozent erfüllt, so Patricia Toews.

Diese Ziele konnten mit Smartpro verwirklicht werden:

• Optimierung des Vertriebsweges
• Verfügbarkeit der Produkte innerhalb zwei bis drei Werktagen
• Selbstständiges Bestellen von Werbemitteln
• Ständige Weiterentwicklung des Shops
• Schnellere und effizientere Abläufe in der Marketingabteilung  
• Verbessertes und vereinfachtes Controlling der vorliegenden Artikel und des Waren-Bestands
• Abfrage der Bestände per Klick

Werbemittel online verwalten – so ist der Smartpro-SHop von AZURIT und HANSA aufgebaut

Der Smartpro-Shop von SIGEL lässt sich individuell an die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden anpassen. Dabei können verschiedene Artikel angelegt und mit Modulen nach Bedarf erweitert werden. Im Smartpro-Shop von Azurit befinden sich bereits viele Streuartikel, durch die sich die Mitarbeiter klicken können. Unter anderem nutzt Azurit folgende Module im Shop:

• Das Budgetmodul: Mit dem Budgetmodul können bestimmte Budgettöpfe an einzelne User oder User-Gruppen verteilt werden. Sollte das Budget verbraucht sein, erhalten die Nutzer eine direkte Benachrichtigung darüber.  
• Das Freigabemodul: Durch dieses Modul können automatisierte Freigabeschleifen erstellt werden. Im weiteren Verlauf ist geplant, das Budget- und Freigabemodul zu verknüpfen, da die Freigabe abhängig von gebrauchtem Budget ist.
• Das Logistikmodul: Das Logistikmodul ist bei Azurit für Werbemittel im Einsatz. Azurit lagert die Werbemittel bei SIGEL ein und kann die Artikel Stück für Stück abrufen.

Im Shop selbst finden die Mitarbeiter der Azurit-Gruppe eine große Auswahl an Streuartikeln, aus denen sie wählen und die sie bei Bedarf bestellen können:

• Blöcke
• Mappen
• Briefpapier und Rechnungspapier
• Plakate
• Flyer
• Umschläge
• Karten
• Visitenkarten

AZURIT und HANSA möchten digitale Vertriebsstrategie weiter ausbauen

Smartpro wird in den Pflegeeinrichtungen von AZURIT und HANSA gut angenommen und effektiv genutzt. „Die Mitarbeiter sind sehr happy, dass sie mit Smartpro eigenverantwortlich und unabhängiger arbeiten können“, erklärt Patricia Toews. Neben dem eigenverantwortlichen Arbeiten sieht sie den größten Vorteil von Smartpro darin, Artikel individualisieren zu können.

Die Pflegeeinrichtungen können bereits Visitenkarten selbst gestalten. Das vorrangige Ziel für die Zukunft ist es, den Einrichtungen die Möglichkeit zu geben, selbst CI-konforme Werbemittel zu erstellen, also Werbemittel, die der Corporate Identity von AZURIT bzw. HANSA entsprechen. So können die Einrichtungen selbstständig Werbemittel nach ihren Bedürfnissen anlegen und bestellen. In Zukunft sollen per Drag & Drop Gestaltungsvorlagen bearbeitet und selbst Flyer und Plakate erstellt werden können.

Smartpro bereitet Patricia Toews und ihrem Marketingteam eine erhebliche Erleichterung im Arbeitsalltag – gleichzeitig erhalten die Einrichtungen mehr Verantwortung und Freiraum bei der C-Artikel-Beschaffung.  

Mit Smartpro von SIGEL digitale Prozesse optimieren

Patricia Toews von der AZURIT und HANSA Gruppe hat noch einiges mit Smartpro vor und sieht das Tool als festen und sehr wichtigen Bestandteil des Unternehmens. Das Ziel, digitale Prozesse zu optimieren ist definitiv gelungen. Wenn auch du deinen Vertrieb digitalisieren, deine Marketinglogistik überarbeiten möchtest und eine smarte Lösung suchst, dann ist Smartpro ein geeignetes Tool für dich. Trete mit uns in Kontakt und lass dich ausführlich zum Thema von unserem SIGEL-Smartpro-Team beraten!