Digitalisering in de gezondheidszorg – voordelen

De voortschrijdende digitalisering in de gezondheidszorg en de verpleegsector creëert nieuwe mogelijkheden voor een snelle en uitgebreide zorg voor cliënten. Door de inzet van slimme digitale systemen worden medewerkers in de gezondheidszorg ontlast van diverse taken, zoals de noodzakelijke maar tijdrovende inkoop van drukwerk zoals visitekaartjes, flyers of brochures. Vooral in tijden van een tekort aan gekwalificeerd personeel betekent dit een enorme verlichting en helpt het om dagelijkse processen te optimaliseren en efficiënter in te richten.

Uitgebreide zorg- en begeleidingsdiensten met Korian

Sinds 2003 beheert Korian verpleeghuizen, seniorencentra, begeleid wonen-complexen en ambulante zorgdiensten in Frankrijk, Duitsland en andere Europese landen zoals Italië en België. In 2020 bood Korian in Duitsland meer dan 227 faciliteiten met ongeveer 30.000 bedden. Het doel van Korian is om mensen in alle levensfasen en naargelang hun zorgbehoefte de nodige ondersteuning en zorg te bieden en hun angsten voor de huidige situatie en toekomstige ontwikkelingen zo goed mogelijk weg te nemen.

Elektronische inkoop bij Korian

Nina Goisl vertelt ons over haar dagelijkse werk als grafisch ontwerpster bij Korian: "Een uitdaging voor ons binnen het bedrijf was dat we maar met anderhalve grafisch ontwerper waren, die echter voor meer dan 250 instellingen en ambulante diensten individuele flyers, visitekaartjes etc. moesten maken." Er was dus een slimme oplossing nodig om de grafisch ontwerpers te ontlasten en in het dagelijks leven tijd te besparen: een printshop die toegankelijk is voor alle instellingen die tot de Korian-familie behoren, was in dit geval de beste oplossing. Het grafisch ontwerpteam van Korian bouwde zelfstandig zo'n ePrint-shop op met ongeveer honderd producten – maar deze werd het slachtoffer van een hackeraanval, waardoor alle sjablonen verloren gingen.

Smartpro – SIGELs veilige print-on-demand-shop

Na dit incident stonden Nina Goisl en haar collega weer bij het begin. Op zoek naar een alternatief voor de verloren web-to-print-shop, kwam Korian Smartpro tegen. "Met SIGEL kregen we een betrouwbare partner aan onze zijde, waarmee we de shop stukje bij beetje weer konden opbouwen," vertelt Goisl. Gedurende een jaar bouwde Nina Goisl van Korian samen met SIGEL de printshop opnieuw op – ditmaal via de e-procurement-oplossing Smartpro.

Digitale inkoop bij Korian vóór de introductie van Smartpro

In de verschillende instellingen van Korian wordt divers drukwerk zoals flyers, brochures of visitekaartjes uitgedeeld aan cliënten en bezoekers. Voordat de printshop werd opgezet, was het de taak van Nina Goisl en haar collega om dit materiaal telkens opnieuw te ontwerpen en ervoor te zorgen dat het voor elke instelling voldeed aan de corporate identity (CI) van Korian. Goisl maakte het ontwerpvoorstel in InDesign en stuurde de drukklare pdf's vervolgens door naar de desbetreffende instelling. De instelling was er dan zelf verantwoordelijk voor om het benodigde aantal exemplaren bij een drukkerij te bestellen. Soms waren er nog correctierondes, bijvoorbeeld bij inhoudelijke wijzigingsverzoeken. Bovendien moest Goisl de contactpersonen in de instellingen telkens een gedetailleerde handleiding geven voor het bestelproces bij de drukkerij. Dit hele proces vergde veel organisatie en kostte zowel de medewerkers in de instellingen als de twee grafisch ontwerpsters veel tijd. Met Smartpro kon de inkoop van drukwerk aanzienlijk worden vereenvoudigd en versneld.

Geoptimaliseerde e-procurement voor Korian – met Smartpro

Met behulp van Smartpro konden het ontwerpen, de creatie en het drukken van media voor de instellingen binnen de Korian-familie worden samengevoegd in één overkoepelende web-to-print-oplossing. Korian creëerde samen met SIGEL een eigen closed shop, waartoe alle gemachtigde medewerkers van de verschillende instellingen toegang hebben. In de shop vinden zij voor verschillende producten ontwerpsjablonen die door Nina Goisl zijn gemaakt en door SIGEL, deels bewerkbaar, zijn geüpload. Hierdoor hoeft mevrouw Goisl slechts één keer een ontwerp te maken dat vervolgens door de verschillende huizen kan worden gebruikt. Zo wordt gewaarborgd dat alle instellingen uniforme sjablonen gebruiken die in lijn zijn met de corporate identity van Korian. Na de creatie van individueel drukwerk worden deze door Goisl gecontroleerd – typefouten of andere kleine wijzigingen kan ze zelf aanpassen – en kunnen ze direct via Smartpro worden besteld. Deze ongecompliceerde werkwijze en de directe toegang tot verschillende ontwerpsjablonen zijn voor Nina Goisl de absolute hoogtepunten van de tool.

Korian – een positief voorbeeld van digitalisering in de zorg

Niet alleen de grafisch ontwerpers, maar natuurlijk ook de zorgmedewerkers die in de afzonderlijke instellingen verantwoordelijk zijn voor de inkoop van drukwerk, profiteren van de inzet van Smartpro. Om hen de instap in de nieuwe tool te vergemakkelijken, heeft Goisl een uitgebreide handleiding gemaakt waarop de collega's kunnen terugvallen. Dankzij de eenvoudige bediening van Smartpro besparen de zorgmedewerkers bij het bestellen van nieuw drukwerk veel kostbare tijd, die ze vervolgens kunnen besteden aan hun eigenlijke taak: de zorg voor cliënten. In samenwerking met SIGEL kon Korian dus een belangrijke stap zetten op weg naar digitalisering in de zorg. Bijzonder belangrijk hierbij is de voortdurende uitwisseling tussen Korian en SIGEL. Bij vragen of problemen staat er voor grafisch ontwerpster Nina Goisl altijd een contactpersoon klaar. Zo worden niet alleen de cliënten van de instellingen, maar ook de grafisch ontwerpers "uitstekend verzorgd" – geheel in lijn met de bedrijfsfilosofie van Korian.

Hoe het verder gaat: huisbladen in Korian-design

Naast flyers, mappen, brochures, vlaggen en kaarten zullen in de nabije toekomst ook huisbladen binnen de afzonderlijke instellingen worden gepubliceerd. In het verleden werden al kranten gemaakt op basis van een sjabloon, maar deze werden door elk huis zelf geproduceerd en zonder correctieronde gedrukt. Daardoor slopen er vaak fouten in. Nu heeft Nina Goisl ook voor de huisbladen een sjabloon gemaakt dat in Smartpro wordt geïntegreerd en dus door alle instellingen kan worden gebruikt. Het ontwerpsjabloon is in lijn met de corporate identity van Korian, maar biedt de mogelijkheid om het aantal pagina's flexibel aan te passen of verschillende ontwerpsjablonen toe te voegen of te vervangen. Voor het drukken worden de kranten door Nina Goisl gecontroleerd, zodat fouten worden vermeden. De met Smartpro gemaakte huisbladen zijn een mooie representatie van de verschillende instellingen en houden medewerkers en cliënten op de hoogte van actuele onderwerpen en evenementen.