Durch die Automatisierung der E-Procurement-Prozesse können Sie Zeit sparen und Ihre Mitarbeiter entlasten.

Jeder Schritt im E-Procurement-Prozess ist nachvollziehbar, was die Kontrolle und Optimierung erleichtert.

Durch die Bündelung von Bestellungen erzielen Sie bessere Konditionen bei Lieferanten.

Moderne E-Procurement-Tools lassen sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren und ermöglichen individuelle Anpassungen.

E-Procurement – Digitalisierung Ihrer Beschaffungsprozesse

Q: RECHNUNGSSTELLUNG

Die Rechnungen werden automatisch im SIGEL E-Procurement-System generiert und an das ERP-System weitergeleitet. Dank der vollständigen Integration von SIGEL Smartpro werden Rechnungen automatisch geprüft und direkt im System erfasst. Dieser Schritt minimiert manuelle Eingaben und reduziert Fehlerquellen, während das zentrale ERP-System stets aktuelle Informationen erhält.

Die Digitalisierung im Einkauf bringt zahlreiche Vorteile mit sich, insbesondere durch E-Procurement-Systeme. Aber was ist E-Procurement genau? Es handelt sich dabei um die elektronische Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über digitale Plattformen. Mit einer modernen E-Procurement-Lösung wie der von SIGEL optimieren Sie ihre Beschaffungsprozesse, sparen Kosten und minimieren Fehlerquellen.

E-Procurement Vorteile

Mit einem E-Procurement-System können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse digitalisieren und dadurch zahlreiche Mehrwerte erzielen.

Vorteile auf einen Blick

EFFIZIENZ	Durch die Automatisierung der E-Procurement-Prozesse können Sie Zeit sparen und Ihre Mitarbeiter entlasten.
TRANSPARENZ	Jeder Schritt im E-Procurement-Prozess ist nachvollziehbar, was die Kontrolle und Optimierung erleichtert.
KOSTENERSPARNIS	Durch die Bündelung von Bestellungen erzielen Sie bessere Konditionen bei Lieferanten.
FLEXIBILITÄT	Moderne E-Procurement-Tools lassen sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren und ermöglichen individuelle Anpassungen.

Der E-Procurement-Prozess – so funktioniert's

Der E-Procurement-Prozess umfasst mehrere Schritte, die durch eine SaaS-Lösung (Software as a Service) digitalisiert werden. Von der Produktauswahl über Genehmigungen bis zur Bestellung und Lieferung – alles geschieht über eine zentrale B2B-Beschaffungsplattform. Mit E-Procurement-Tools können Unternehmen ihre gesamten Einkaufsprozesse digital abbilden, was zu einem effizienteren Workflow führt. Mit der speziell für Geschäftsdrucksachen und Werbemittel optimierten Lösung SIGEL Smartpro lassen sich diese Prozesse nahtlos und automatisiert umsetzen.

schritte im E-procurement-prozess

Der E-Procurement-Prozess durchläuft mehrere klare Phasen, die den gesamten Einkaufszyklus effizient und transparent abdecken. Mit den E-Procurement-Tools von SIGEL, insbesondere der Lösung SIGEL Smartpro, lässt sich jeder dieser Schritte nahtlos und automatisiert umsetzen:

BEDARFSANFORDERUNG

Mitarbeiter geben ihre spezifischen Anforderungen direkt über die SIGEL-Beschaffungsplattform ein. Dabei können Bedarfe schnell und einfach in einer strukturierten, benutzerfreundlichen Oberfläche erfasst werden, sodass keine Bestellwünsche übersehen werden und alles zentral dokumentiert ist.

GENEHMIGUNG

Durch die Automatisierung über SIGEL Smartpro werden alle Anfragen automatisch an die zuständigen Genehmiger weitergeleitet. Definierte Genehmigungs-Workflows sorgen dafür, dass Anfragen nicht manuell verfolgt werden müssen und schnell bearbeitet werden. Durch klare, digitale Genehmigungsprozesse erhöht sich die Transparenz und Geschwindigkeit im Beschaffungszyklus.

BESTELLUNG

Sobald die Genehmigung erfolgt ist, wird die Bestellung direkt über die B2B-Beschaffungsplattform von SIGEL an den entsprechenden Lieferanten übermittelt. Die SIGEL Web2Print-Funktion unterstützt Sie bei individuellen Printbestellungen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Diese direkte Anbindung spart Zeit und stellt sicher, dass alle Aufträge korrekt und rechtzeitig ausgeführt werden.

RECHNUNGSSTELLUNG

Die Rechnungen werden automatisch im SIGEL E-Procurement-System generiert und an das ERP-System weitergeleitet. Dank der vollständigen Integration von SIGEL Smartpro werden Rechnungen automatisch geprüft und direkt im System erfasst. Dieser Schritt minimiert manuelle Eingaben und reduziert Fehlerquellen, während das zentrale ERP-System stets aktuelle Informationen erhält.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Implementierung

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Implementierung

Damit die Einführung eines E-Procurement-Systems erfolgreich ist, müssen bestimmte E-Procurement-Voraussetzungen erfüllt sein. Die digitale Beschaffungsplattform bildet dabei das zentrale Element. Sie sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lässt. E-Procurement-Lösungen von SIGEL bieten hier flexible Schnittstellen, die eine einfache Anbindung an ERP-Systeme wie SAP ermöglichen.

Anforderungen an ein E-Procurement-System

Ein erfolgreiches E-Procurement-System sollte bestimmte Eigenschaften aufweisen, um nahtlos zu funktionieren:

SCHNITTSTELLEN

Die E-Procurement-Software muss kompatibel mit Ihren bestehenden Systemen sein.

BENUTZERFREUNDLICHKEIT

Ein intuitives Design erleichtert die Einführung für alle Mitarbeiter.

SICHERHEIT

Individuelle Zugriffsrechte und Budgetgrenzen stellen sicher, dass der Prozess kontrolliert abläuft.

Schulung und Change-Management

Für die erfolgreiche Implementierung eines E-Procurement-Systems wie SIGEL Smartpro ist es entscheidend, die Mitarbeitenden frühzeitig und umfassend in den Prozess einzubinden. Eine gezielte Schulung und ein strukturierter Change-Management-Ansatz sind der Schlüssel zur optimalen Nutzung der neuen Software und zur langfristigen Akzeptanz im Unternehmen.

SCHULUNG

Alle Nutzer sollten gezielte Schulungen erhalten, um sicherzustellen, dass sie mit den Funktionen und Abläufen der neuen E-Procurement-Software vertraut sind. Es empfiehlt sich, verschiedene Schulungsarten anzubieten:
Basis-Training: Einführungsschulungen, die die grundlegenden Funktionen der SIGEL E-Procurement-Software und den Ablauf der Beschaffungsprozesse erklären. So wird ein solides Verständnis der digitalen Beschaffung und der Software-Bedienung aufgebaut.
Rollenbasierte Schulungen: Je nach Rolle der Mitarbeitenden im Beschaffungsprozess – z. B. Genehmigende, Bestellende oder Rechnungsprüfende – werden spezifische Inhalte vermittelt, die auf ihre täglichen Aufgaben zugeschnitten sind.
Praxisworkshops und Anwendungstraining: In praxisnahen Workshops lernen die Teilnehmenden typische Szenarien und Aufgaben kennen. Diese interaktiven Einheiten fördern das Verständnis und die effiziente Nutzung des Systems im Alltag.

CHANGE-MANAGEMENT

Ein gut strukturierter Ansatz im Change-Management ist entscheidend, um die Akzeptanz des neuen E-Procurement-Systems im Unternehmen zu fördern. Hier sind einige bewährte Schritte:
Frühzeitige Kommunikation: Informieren Sie Mitarbeitende rechtzeitig über die Einführung der E-Procurement-Lösung und die damit verbundenen Ziele und Vorteile, wie z. B. Effizienzsteigerung und vereinfachte Beschaffungsprozesse. Transparente Kommunikation erleichtert den Übergang und fördert eine positive Einstellung gegenüber der neuen Software.
Key User bestimmen: Benennen Sie Key User in verschiedenen Abteilungen, die als Ansprechpartner und Experten für das E-Procurement-System fungieren. Diese „Multiplikatoren“ können Schulungen unterstützen, Fragen beantworten und den reibungslosen Ablauf sicherstellen.
Feedback-Schleifen: Nach der Einführung sollte aktiv Feedback von den Nutzern eingeholt werden, um das System kontinuierlich zu optimieren und an individuelle Bedürfnisse anzupassen. Die Verantwortlichen im Change-Management spielen hierbei eine entscheidende Rolle.
Kontinuierliche Schulung und Updates: Planen Sie regelmäßige Auffrischungskurse und Update-Schulungen, insbesondere wenn neue Funktionen in der SaaS-Lösung von SIGEL hinzukommen. So bleibt das Wissen aktuell und die Software wird bestmöglich genutzt.

Digitalisierung im Einkauf – jetzt durchstarten mit SIGEL Smartpro

Digitalisierung im Einkauf – jetzt durchstarten mit SIGEL Smartpro

Mit der E-Procurement-Lösung SIGEL Smartpro heben Sie Ihre Einkaufsprozesse auf ein neues Level. Unsere speziell auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen abgestimmten E-Procurement-Tools bieten zahlreiche Vorteile. Ob Web2Print-Lösungen oder B2B-Beschaffungsplattformen – Smartpro ist die passende Lösung für Sie. Individuelle Anpassungen sorgen dafür, dass jeder E-Procurement-Shop optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Mit der zukunftssicheren SaaS-Lösung SIGEL Smartpro bleiben Sie stets auf dem neuesten Stand der Technik, und die einfache Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft garantiert einen reibungslosen Start.

E-Procurement – Digitalisierung Ihrer Beschaffungsprozesse

E-Procurement – Digitalisierung Ihrer Beschaffungsprozesse

E-Procurement Vorteile

Vorteile auf einen Blick

Der E-Procurement-Prozess – so funktioniert's