Maverick Buying ist kein Einzelfall, sondern ein Symptom für ineffiziente Beschaffungsprozesse, unklare Rollen und fehlende Transparenz. Genau darin liegt jedoch auch eine Chance: die Einkaufsorganisation neu aufzustellen – zentral, digital und zukunftsfähig.

In diesem Artikel erfährst du:

• was Maverick Buying bedeutet und welche Formen es gibt
• warum unkontrollierte Einkäufe entstehen und welche Risiken sie bergen
• wie du die Maverick-Buying-Quote berechnest
• welche Rolle E-Procurement-Systeme für effiziente Beschaffung spielen
• und welche SIGEL Lösungen helfen, den Einkauf effizient, transparent und regelkonform zu gestalten.

Was ist Maverick Buying? – Definition, Formen, Hintergründe

Maverick Buying, auch bekannt als „wilder Einkauf“ oder „Maverick Einkauf“, bezeichnet die eigenständige Beschaffung von Waren und Dienstleistungen durch Fachabteilungen, ohne dass die zentrale Einkaufsabteilung in den Prozess eingebunden wird. Das bedeutet: Mitarbeitende oder Teams bestellen Produkte direkt bei Lieferanten – oft aus Zeitdruck, Unwissenheit oder Bequemlichkeit – und umgehen dabei bestehende Einkaufsrichtlinien, Rahmenverträge oder Genehmigungsverfahren.

Der Begriff Maverick stammt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „Einzelgänger“ oder „Abweichler“. Übertragen auf den Einkauf beschreibt er also ein Verhalten, das sich bewusst oder unbewusst außerhalb der vorgegebenen Beschaffungsstruktur bewegt.

Im Fokus steht dabei nicht nur der Regelverstoß selbst, sondern vor allem seine Auswirkungen: fehlende Preisbündelung, geringere Transparenz und finanzielle Mehrbelastungen für das Unternehmen. Maverick Buying kann in unterschiedlichen Formen auftreten – von der kompletten Umgehung des Einkaufs über verspätete Einbindung bis hin zur Nichtnutzung ausgehandelter Vertragskonditionen.

Ziel einer professionellen Einkaufsorganisation ist es daher, Maverick Buying zu verhindern, indem klare Prozesse, digitale Tools und transparente Kommunikation zwischen Fachabteilungen und zentralem Einkauf etabliert werden. Moderne E-Procurement-Lösungen wie Smartpro unterstützen genau diesen Ansatz – sie schaffen klare Strukturen, bündeln Bestellungen und sorgen dafür, dass keine Einkäufe mehr am Einkauf vorbei erfolgen. So lassen sich Effizienz, Kostenvorteile und Compliance dauerhaft sichern.

Wenn Strukturen fehlen oder Prozesse als zu kompliziert wahrgenommen werden, suchen Abteilungen eigene Wege – mit Folgen für Transparenz, Kosten und Effizienz. Digitale Systeme wie SIGEL Smartpro schaffen hier klare, nachvollziehbare Prozesse und beugen so unkontrollierten Bestellungen vor.

Diese Ursachen führen besonders häufig zu Maverick Buying:

• Zeitdruck und akuter Bedarf: Wenn Materialien oder Dienstleistungen dringend benötigt werden, greifen Mitarbeitende oft direkt zum Telefon oder bestellen online – ohne den Einkaufsprozess einzuhalten.
• Fehlende Transparenz über Beschaffungsprozesse: Unklare Zuständigkeiten oder unverständliche Abläufe führen dazu, dass Mitarbeitende nicht wissen, wie sie korrekt bestellen sollen. Fehlende Informationskanäle fördern spontane Eigeninitiativen.
• Mangelnde Kommunikation zwischen Einkauf und Fachabteilungen: Wenn der Austausch fehlt, werden Bedarfe nicht frühzeitig erkannt und der Einkauf zu spät eingebunden. Dadurch entstehen unkoordinierte Einzelbestellungen.
• Komplexe Genehmigungsverfahren: Lange Freigabeschleifen und bürokratische Prozesse führen dazu, dass Abteilungen den offiziellen Weg als hinderlich empfinden und ihn umgehen.
• Wunsch nach Flexibilität im dezentralen Einkauf: Fachabteilungen möchten oft selbst über Lieferanten entscheiden oder kurzfristige Angebote nutzen. Diese scheinbare Eigenverantwortung kann jedoch zu höheren Kosten und Regelverstößen führen.
• Fehlendes C-Teile-Management: Kleine Bedarfe wie Büromaterial oder Ersatzteile werden häufig ohne Einkaufsbeteiligung bestellt, weil sie als unbedeutend gelten – obwohl sie in Summe hohe Prozesskosten verursachen.
• Unkenntnis über Gesamtkosten (Total Cost of Ownership): Viele Entscheidungen basieren nur auf dem Anschaffungspreis, nicht auf den langfristigen Folgekosten. Ohne die Expertise des Einkaufs bleiben Einsparpotenziale ungenutzt.

Folgen und Risiken – was Maverick Buying Unternehmen kostet

Maverick Buying wirkt auf den ersten Blick harmlos – doch die Folgen können erheblich sein. Eigenständige Bestellungen außerhalb der zentralen Beschaffung verursachen nicht nur Mehrkosten, sondern gefährden auch Effizienz, Transparenz und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Wer die Auswirkungen kennt, versteht, warum eine strukturierte Einkaufsorganisation so wichtig ist.

Diese Risiken entstehen durch Maverick Buying:

• Höhere Einkaufspreise: Wenn Fachabteilungen ohne Bündelung oder Mengenrabatte bestellen, zahlen Unternehmen oft deutlich mehr. Fehlende Preisverhandlungen führen zu höheren Stückkosten und geringeren Einsparpotenzialen.
• Fehlende Transparenz im Beschaffungsprozess: Unkoordinierte Bestellungen erschweren die Nachverfolgung von Ausgaben, Budgets und Lieferanten. So kann kein vollständiges Reporting erstellt werden – ein Risiko für Controlling und Revision.
• Erhöhter administrativer Aufwand: Jede nicht autorisierte Bestellung verursacht zusätzliche Arbeit in Wareneingang, Buchhaltung und Rechnungsprüfung. Fehler und doppelte Erfassungen sind die Folge.
• Nichteinhaltung von Rahmenverträgen: Wenn ausgehandelte Konditionen nicht genutzt werden, entgehen dem Unternehmen Rabatte, Bonuszahlungen oder Mengenstaffeln. Auch Vertragsverletzungen gegenüber Lieferanten sind möglich.
• Schwächere Verhandlungsposition: Ohne gebündelte Einkaufsvolumina verlieren Unternehmen ihre Verhandlungsmacht gegenüber Lieferanten – langfristig steigen die Beschaffungskosten.
• Reputations- und Compliance-Risiken: Eigenmächtige Bestellungen können gegen interne Vorgaben oder gesetzliche Anforderungen verstoßen. Das schwächt Vertrauen, erschwert Audits und kann rechtliche Konsequenzen haben.
• Imageschaden und Vertrauensverlust: Wenn Lieferanten erfahren, dass Vereinbarungen umgangen werden, leidet das Unternehmensimage. Gleichzeitig sinkt die interne Glaubwürdigkeit der Einkaufsabteilung.
• Verpasste Synergien: Ohne zentrale Beschaffung können Daten, Erfahrungen und Lieferantenbeziehungen nicht gemeinsam genutzt werden. Dadurch bleibt Potenzial zur Prozessoptimierung ungenutzt.

Zentraler vs. dezentraler Einkauf – Vor- und Nachteile im Überblick

Die Organisation des Einkaufs entscheidet darüber, wie effizient ein Unternehmen Materialien, Dienstleistungen oder Büromaterialien beschafft. Grundsätzlich gibt es zwei Ansätze: den zentralen Einkauf, bei dem eine zentrale Abteilung alle Bestellungen steuert, und den dezentralen Einkauf, bei dem einzelne Standorte oder Teams selbst einkaufen können.

Mit modernen Lösungen wie Smartpro lässt sich beides kombinieren: Die Plattform bündelt alle Bestellungen zentral, erlaubt aber, dass Niederlassungen oder Außendienstmitarbeitende dezentral bestellen. So bleibt die Übersicht erhalten, während gleichzeitig flexibel auf lokale Bedarfe reagiert werden kann.

Ein strukturierter und transparenter Beschaffungsprozess ist der Schlüssel, um Maverick Buying dauerhaft zu vermeiden. Mit diesen sieben praxisorientierten Schritten schaffen Unternehmen klare Regeln, nachvollziehbare Abläufe und eine Kultur gemeinsamer Einkaufsverantwortung.

Schritt 1: Einkaufsstrukturen und Verantwortlichkeiten analysieren

Der erste Schritt besteht darin, bestehende Einkaufsprozesse genau zu prüfen. Dabei sollten Verantwortlichkeiten, Genehmigungsstufen und Kommunikationswege zwischen Einkauf und Fachabteilungen klar definiert werden. Nur wenn alle Beteiligten ihre Rolle kennen, lassen sich unkontrollierte Bestellungen vermeiden.

Schritt 2: Maverick Buying Quote ermitteln und Schwachstellen aufdecken

Um Verbesserungen gezielt umzusetzen, muss zunächst Transparenz geschaffen werden. Die Analyse der Maverick-Buying-Quote zeigt, wie viele Bestellungen außerhalb des Einkaufs erfolgen und wo Regelverstöße entstehen. Diese Daten bilden die Grundlage für gezielte Maßnahmen und messbare Fortschritte.

Schritt 3: Einkaufsrichtlinien und Compliance-Vorgaben festlegen

Klare Regeln schaffen Verbindlichkeit. Unternehmen sollten eindeutige Einkaufsrichtlinien formulieren, die den gesamten Beschaffungsprozess regeln – von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsfreigabe. Diese Vorgaben müssen leicht zugänglich und für alle Mitarbeitenden verständlich sein, damit Compliance nicht zur Hürde, sondern zur Routine wird. Ein zentrales E-Procurement-System wie Smartpro kann diese Regeln digital abbilden und automatisch durchsetzen.

Schritt 4: Kommunikation und Schulung verbessern

Ein offener Austausch zwischen Einkauf und Fachabteilungen ist entscheidend, um Akzeptanz zu schaffen. Regelmäßige Schulungen, Informationsveranstaltungen oder kurze Leitfäden helfen, Verantwortlichkeiten zu verdeutlichen und Missverständnisse zu vermeiden. Wer die Vorteile zentraler Beschaffung versteht, wird den offiziellen Prozess konsequenter nutzen.

Schritt 5: Digitale Tools und E-Procurement einführen

Mit der Einführung eines E-Procurement-Systems werden Beschaffungsprozesse digital, transparent und überprüfbar. Automatisierte Freigaben, Lieferantenkataloge und Reporting-Funktionen sorgen dafür, dass alle Bestellungen zentral erfasst und kontrolliert werden können. So lässt sich Maverick Buying nahezu vollständig eliminieren. Smartpro bietet dafür eine flexible Lösung, die zentrale Steuerung und dezentrale Nutzung ideal verbindet.

Schritt 6: Kontrolle und Reporting fest verankern

Ein regelmäßiges Monitoring ist entscheidend, um Fortschritte messbar zu machen. Dashboards und Reports geben Aufschluss über Maverick-Buying-Quoten, Budgeteinhaltung und Prozessgeschwindigkeit. So können Schwachstellen erkannt und gezielt verbessert werden.

Schritt 7: Erfolge sichtbar machen und Prozesse anpassen

Transparente Erfolge fördern Motivation und Akzeptanz. Wenn Kosteneinsparungen, verbesserte Abläufe oder sinkende Maverick-Buying-Quoten kommuniziert werden, steigt das Bewusstsein für die Bedeutung strukturierter Beschaffung. Gleichzeitig sollten Prozesse regelmäßig überprüft und bei Bedarf an neue Anforderungen angepasst werden.

• Zentrale Einkaufsplattformen: bündeln alle Bestellungen, Lieferanten und Budgets in einem System und ermöglichen eine klare Übersicht über das gesamte Beschaffungsvolumen
• Automatisierte Freigabeprozesse: stellen sicher, dass nur genehmigte Bestellungen ausgelöst werden und vermeiden ungeplante Ausgaben
• Integrierte Lieferantenkataloge: bieten Zugriff auf geprüfte Produkte und Vertragskonditionen, sodass Mitarbeitende keine eigenen Lieferanten auswählen müssen
• Vertrags- und Konditionenmanagement: speichert Rahmenverträge digital und stellt sicher, dass vereinbarte Preise und Rabatte konsequent genutzt werden
• Maverick-Buying-Analysen: erfassen Abweichungen zwischen Einkaufsvolumen und Finanzvolumen und machen unkontrollierte Bestellungen messbar
• Workflow-Automatisierung: reduziert manuelle Arbeitsschritte, sorgt für reibungslose Abläufe und minimiert Fehlbestellungen
• Dashboards und Reporting: liefern Echtzeitdaten zu Ausgaben, Lieferanten und Compliance-Quoten – ein entscheidender Faktor für strategische Einkaufsentscheidungen

Effiziente Beschaffung mit SIGEL Smartpro – weniger Maverick Buying, mehr Kontrolle

Für eine moderne, effiziente Einkaufsorganisation braucht es digitale Tools, die Transparenz schaffen, Prozesse zentralisieren und unkontrollierte Bestellungen verhindern.

SIGEL Smartpro ist die Lösung, mit der Einkaufsprozesse strukturiert, nachvollziehbar und budgettreu ablaufen – ganz ohne Maverick Buying:

Die digitale Beschaffungsplattform Smartpro ermöglicht es Unternehmen, alle Bestellungen zentral zu verwalten, Freigabeprozesse zu standardisieren und Budgets in Echtzeit zu überwachen. Durch die Integration in bestehende ERP-Systeme wird der gesamte Einkauf transparent und revisionssicher abgebildet. So behalten Verantwortliche jederzeit den Überblick über Kosten, Lieferanten und Zuständigkeiten.

Vorteile auf einen Blick:

• Zentrale Steuerung aller Bestellungen und Freigaben
• Deutliche Reduktion von Maverick Buying
• Klare Verantwortlichkeiten und transparente Prozesse
• Digitale Dokumentation für rechtssichere Nachverfolgung
• Integration in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei eingeschlossen. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.