Was ist eine To-do-Liste?

Wie der Name schon erahnen lässt, befinden sich auf einer To-do-Liste Aufgaben, die noch zu bearbeiten sind. Dementsprechend ist das Organisations-Tool auch als Liste offener Punkte (LOP) bekannt. Teilweise ist auch die Bezeichnung Pendenzenliste im Umlauf. Das Wort Pendenz stammt vom lateinischen Begriff „pendere“ (herabhängen) und beschreibt in diesem Kontext in der Schwebe hängende, also offene Aufgaben.
 

To-do-Liste: Zeitmanagement und weitere Vorteile

Auf einer To-do-Liste werden alle aktuell offenen Tasks gesammelt. Hierbei können unterschiedliche Strukturen und Untergliederungen verwendet werden. Doch weshalb ist es so sinnvoll, eine Aufgabenliste anzulegen?

• Gedächtnisstütze: Der offensichtliche Vorteil einer To-do-Liste ist, dass sie dir hilft, wichtige Aufgaben oder Termine nicht zu vergessen. Nicht nur die Liste selbst ist eine Gedächtnisstütze. Oft hilft schon das Aufschreiben einzelner Tasks dabei, sich besser daran zu erinnern. Die Liste wird dann zu einer praktischen Hilfestellung, die nach der Erstellung vielleicht gar nicht mehr zu Rate gezogen werden muss.
• Übersicht: In stressigen Zeiten stehen bei dir so viele zu bearbeitende Tasks an, dass du gar nicht weist, wo du anfangen sollst? Eine To-do-Liste schafft Abhilfe. Durch das Sammeln aller momentan relevanten Aufgaben und das optionale Versehen mit einer Deadline verschaffst du dir einen Überblick. Alle Aufgaben auf einen Blick zu sehen hilft, Prioritäten zu setzen und unwichtigere Pflichten erst einmal hintenanzustellen.
• Zeiteinteilung: Hast du festgelegt, welche Aufgaben du zu erledigen hast, kannst du besser planen, wie viel Zeit du für die einzelnen Tasks benötigst. So hast du einen Eindruck davon, wie viele Aufgaben du an einem Tag oder in einer Woche erledigen kannst.
• Erfolgserlebnis: Nachdem eine schwierige Aufgabe abgeschlossen wurde, stellt sich bei vielen Menschen Erleichterung ein. Einen Task auf der To-do-Liste als erledigt abzuhaken bietet in diesem Fall noch ein zusätzliches Erfolgserlebnis und motiviert, weitere Aufgaben anzugehen.

Tagesplan erstellen

Möchtest du einen einfachen Überblick deiner aktuellen Aufgaben erhalten, kann es bereits hilfreich sein, einen Tagesplan zu gestalten. Es handelt sich hierbei um eine einfache Auflistung der einzelnen Aufgaben, die du an diesem Tag erledigen musst. Eine solche Liste lässt sich schnell und mit minimalem Aufwand in Ihrem Notizbuch oder Kalender erstellen. Alternativ gibt es unzählige Apps und Online-Tools, mit denen du deine To-do-Liste am PC oder Handy erstellen kannst.

Erweiterte To-do-Liste

Einen Schritt weiter geht die erweiterte To-do-Liste, sie ist um einiges umfang- und detailreicher. Je nach Vorlieben können hier auch Deadlines oder eine Schätzung des Zeitaufwands mit eingebaut werden. Noch etwas komplexer wird die Liste, wenn unterschiedliche Tasks verschiedenen Personen zugewiesen werden – im Job sind dies zum Beispiel Kolleg:innen, im Privatleben Familienmitglieder.

Zusätzlich beschränkt sich eine ausführlichere To-do-Liste nicht zwingend auf Aufgaben, die für einen Tag anstehen. Hier können auch Tasks für die ganze Woche oder sogar einen Monat eingeplant werden.

Online-To-do-Liste

Du arbeitest hauptsächlich am PC und möchtest deine To-do-Liste online erstellen? Hier gibt es eine Vielfalt an Programmen und Apps, die dir die Planung vereinfachen. Mit Vorlagen in Word oder Excel sind die Listen schnell angelegt und Apps wie Microsoft To-do bieten besonders viel Flexibilität. 

Not-To-do-Liste

Eine Sonderform der To-do-Liste ist die Not-To-do-Liste, auch To-don’t-Liste genannt. Hier werden statt anstehenden Aufgaben Dinge notiert, die du bewusst nicht tun möchtest. Hierbei kann eine persönliche Dimension angesprochen werden – du versuchst Dinge zu unterlassen, die du von deiner persönlichen Entwicklung abhältst. Im Arbeitsleben können durch eine Not-To-do-Liste zeitfressende oder stressauslösende Situationen vermieden werden. Sie hilft dabei, auch mal „Nein“ zu sagen und Kontrolle abzugeben, indem Aufgaben delegiert werden.

• Individualität: Dein Aufgabenplan ist deine persönliche Hilfestellung. Deshalb solltest du bei der Erstellung immer auf Details eingehen, die für dich von Bedeutung sind. Du bist ein Fan von visuellem Arbeiten? Farbcodes helfen dir dabei! Auch wann du deine Liste erstellst, bleibt dir frei – häufig bietet es sich jedoch an, einen Wochenplan am Anfang der Woche und einen Tagesplan am vorausgehenden Tag festzuhalten.
• Flexibilität: Wenn du eine To-do-Liste erstellst, soll sie dir deinen Arbeitsalltag erleichtern und nicht für zusätzlichen Stress sorgen. Deshalb ist es wichtig, dass du dich bei der Erstellung, aber auch bei der Abarbeitung Ihrer To-dos Flexibilität erlauben. Manchmal nimmt ein Task doch etwas mehr Zeit in Anspruch als geplant, oder dir kommt etwas dazwischen – das ist vollkommen in Ordnung!
• Aufgabengröße: Damit eine To-do-Liste nicht zu einer frustrierenden Angelegenheit wird, ist es wichtig, dass Sie größere Aufgaben in kleinere Teile stückeln. Aus dem großen Punkt „Urlaubsplanung“, der mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann, werden mehrere kleine Teilaufgaben wie „Flug buchen“, „Hotelzimmer suchen“, „Koffer packen“ etc. Auch große Business-Projekte werden aufgeteilt in Punkte wie „Präsentation vorbereiten“, „Meeting-Raum buchen“, „Einladung verschicken“ usw. 
• Projekte: Teile größere Aufgaben in kleinere Punkte auf, es ist trotzdem sinnvoll, die einzelnen Tasks unter einem übergeordneten Projekt – zum Beispiel „Urlaubsplanung“ oder „Oktober-Projekt“ zu organisieren. So bleiben deine Notizen übersichtlich und du kannst problemlos Punkte hinzufügen.
• Methodik: Individualität ist schön und gut, du benötigst bei der Erstellung einer To-do-Liste aber einen genaueren Plan, an dem du dich entlanghangeln kannst? Unterschiedliche Selbstmanagement-Methoden helfen dir, dein Zeitmanagement zu verbessern.

To-do-Liste selbst gestalten – individuell & flexibel

Möchtest du eine To-do-Liste selbst machen und dabei deine Kreativität miteinfließen lassen, empfiehlt es sich, die Liste von Hand zu erstellen. Besonders praktisch ist hier Bullet Journaling: In diesem Planer kombinierst du Tagebuch und Organiser und hast deine To-do-Listen übersichtlich an einem Ort gesammelt. Außerdem kannst du die Seiten mit Farbcodes, Washi Tape und Handlettering ganz individuell gestalten – so macht das Bearbeiten der Tasks gleich viel mehr Spaß!
 

To-do-Listen erstellen mit Notizbüchern von SIGEL

Mache dich ans Erstellen von To-do-Listen und bringe Organisation in deinen Alltag! Mit innovativen Notizbüchern, Business Organisern und Kalendern hast du den perfekten Ort, um deinen Aufgabenplan zu sammeln. Dabei sind SIGEL-Produkte nicht nur praktisch, sondern auch stylisch und elegant, was dich zum idealen Partner für jeden Tag macht.