Was ist eine To-do-Liste?

Wie der Name schon erahnen lässt, befinden sich auf einer To-do-Liste Aufgaben, die noch zu bearbeiten sind. Dementsprechend ist das Organisations-Tool auch als Liste offener Punkte (LOP) bekannt. Teilweise ist auch die Bezeichnung Pendenzenliste im Umlauf. Das Wort Pendenz stammt vom lateinischen Begriff „pendere“ (herabhängen) und beschreibt in diesem Kontext in der Schwebe hängende, also offene Aufgaben.
 

To-do-Liste: Zeitmanagement und weitere Vorteile

Auf einer To-do-Liste werden alle aktuell offenen Tasks gesammelt. Hierbei können unterschiedliche Strukturen und Untergliederungen verwendet werden. Doch weshalb ist es so sinnvoll, eine Aufgabenliste anzulegen?

• Gedächtnisstütze: Der offensichtliche Vorteil einer To-do-Liste ist, dass sie Ihnen hilft, wichtige Aufgaben oder Termine nicht zu vergessen. Nicht nur die Liste selbst ist eine Gedächtnisstütze. Oft hilft schon das Aufschreiben einzelner Tasks dabei, sich besser daran zu erinnern. Die Liste wird dann zu einer praktischen Hilfestellung, die nach der Erstellung vielleicht gar nicht mehr zu Rate gezogen werden muss.
• Übersicht: In stressigen Zeiten stehen bei Ihnen so viele zu bearbeitende Tasks an, dass Sie gar nicht wissen, wo sie anfangen sollen? Eine To-do-Liste schafft Abhilfe. Durch das Sammeln aller momentan relevanten Aufgaben und das optionale Versehen mit einer Deadline verschaffen Sie sich einen Überblick. Alle Aufgaben auf einen Blick zu sehen hilft, Prioritäten zu setzen und unwichtigere Pflichten erst einmal hintenanzustellen.
• Zeiteinteilung: Haben Sie festgelegt, welche Aufgaben Sie zu erledigen haben, können Sie besser planen, wie viel Zeit Sie für die einzelnen Tasks benötigen. So haben Sie einen Eindruck davon, wie viele Aufgaben Sie an einem Tag oder in einer Woche erledigen können.
• Erfolgserlebnis: Nachdem eine schwierige Aufgabe abgeschlossen wurde, stellt sich bei vielen Menschen Erleichterung ein. Einen Task auf der To-do-Liste als erledigt abzuhaken bietet in diesem Fall noch ein zusätzliches Erfolgserlebnis und motiviert, weitere Aufgaben anzugehen.

Tagesplan erstellen

Möchten Sie einen einfachen Überblick Ihrer aktuellen Aufgaben erhalten, kann es bereits hilfreich sein, einen Tagesplan zu gestalten. Es handelt sich hierbei um eine einfache Auflistung der einzelnen Aufgaben, die Sie an diesem Tag erledigen müssen. Eine solche Liste lässt sich schnell und mit minimalem Aufwand in Ihrem Notizbuch oder Kalender erstellen. Alternativ gibt es unzählige Apps und Online-Tools, mit denen Sie Ihre To-do-Liste am PC oder Handy erstellen können.

Erweiterte To-do-Liste

Einen Schritt weiter geht die erweiterte To-do-Liste, sie ist um einiges umfang- und detailreicher. Je nach Vorlieben können hier auch Deadlines oder eine Schätzung des Zeitaufwands mit eingebaut werden. Noch etwas komplexer wird die Liste, wenn unterschiedliche Tasks verschiedenen Personen zugewiesen werden – im Job sind dies zum Beispiel Kolleg:innen, im Privatleben Familienmitglieder.

Zusätzlich beschränkt sich eine ausführlichere To-do-Liste nicht zwingend auf Aufgaben, die für einen Tag anstehen. Hier können auch Tasks für die ganze Woche oder sogar einen Monat eingeplant werden.

Online-To-do-Liste

Sie arbeiten hauptsächlich am PC und möchten Ihre To-do-Liste online erstellen? Hier gibt es eine Vielfalt an Programmen und Apps, die Ihnen die Planung vereinfachen. Mit Vorlagen in Word oder Excel sind die Listen schnell angelegt und Apps wie Microsoft To-do bieten besonders viel Flexibilität. 

Not-To-do-Liste

Eine Sonderform der To-do-Liste ist die Not-To-do-Liste, auch To-don’t-Liste genannt. Hier werden statt anstehenden Aufgaben Dinge notiert, die sie bewusst nicht tun möchten. Hierbei kann eine persönliche Dimension angesprochen werden – Sie versuchen Dinge zu unterlassen, die Sie von Ihrer persönlichen Entwicklung abhalten. Im Arbeitsleben können durch eine Not-To-do-Liste zeitfressende oder stressauslösende Situationen vermieden werden. Sie hilft dabei, auch mal „Nein“ zu sagen und Kontrolle abzugeben, indem Aufgaben delegiert werden.

• Individualität: Ihr Aufgabenplan ist Ihre persönliche Hilfestellung. Deshalb sollten Sie bei der Erstellung immer auf Details eingehen, die für Sie von Bedeutung sind. Sie sind ein Fan von visuellem Arbeiten? Farbcodes helfen Ihnen dabei! Auch wann Sie Ihre Liste erstellen, bleibt Ihnen frei – häufig bietet es sich jedoch an, einen Wochenplan am Anfang der Woche und einen Tagesplan am vorausgehenden Tag festzuhalten.
• Flexibilität: Wenn Sie eine To-do-Liste erstellen, soll sie Ihnen Ihren Arbeitsalltag erleichtern und nicht für zusätzlichen Stress sorgen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich bei der Erstellung, aber auch bei der Abarbeitung Ihrer To-dos Flexibilität erlauben. Manchmal nimmt ein Task doch etwas mehr Zeit in Anspruch als geplant, oder Ihnen kommt etwas dazwischen – das ist vollkommen in Ordnung!
• Aufgabengröße: Damit eine To-do-Liste nicht zu einer frustrierenden Angelegenheit wird, ist es wichtig, dass Sie größere Aufgaben in kleinere Teile stückeln. Aus dem großen Punkt „Urlaubsplanung“, der mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann, werden mehrere kleine Teilaufgaben wie „Flug buchen“, „Hotelzimmer suchen“, „Koffer packen“ etc. Auch große Business-Projekte werden aufgeteilt in Punkte wie „Präsentation vorbereiten“, „Meeting-Raum buchen“, „Einladung verschicken“ usw. 
• Projekte: Teilen Sie größere Aufgaben in kleinere Punkte auf, ist es trotzdem sinnvoll, die einzelnen Tasks unter einem übergeordneten Projekt – zum Beispiel „Urlaubsplanung“ oder „Oktober-Projekt“ zu organisieren. So bleiben Ihre Notizen übersichtlich und sie können problemlos Punkte hinzufügen.
• Methodik: Individualität ist schön und gut, Sie benötigen bei der Erstellung einer To-do-Liste aber einen genaueren Plan, an dem Sie sich entlanghangeln können? Unterschiedliche Selbstmanagement-Methoden helfen Ihnen, Ihr Zeitmanagement zu verbessern.

To-do-Liste selbst gestalten – individuell & flexibel

Möchten Sie eine To-do-Liste selbst machen und dabei Ihre Kreativität miteinfließen lassen, empfiehlt es sich, die Liste von Hand zu erstellen. Besonders praktisch ist hier Bullet Journaling: In diesem Planer kombinieren Sie Tagebuch und Organiser und haben Ihre To-do-Listen übersichtlich an einem Ort gesammelt. Außerdem können Sie die Seiten mit Farbcodes, Washi Tape und Handlettering ganz individuell gestalten – so macht das Bearbeiten der Tasks gleich viel mehr Spaß!
 

To-do-Listen erstellen mit Notizbüchern von SIGEL

Machen Sie sich ans Erstellen von To-do-Listen und bringen Sie Organisation in Ihren Alltag! Mit innovativen Notizbüchern, Business Organisern und Kalendern haben Sie den perfekten Ort, um Ihren Aufgabenplan zu sammeln. Dabei sind SIGEL-Produkte nicht nur praktisch, sondern auch stylisch und elegant, was Sie zum idealen Partner für jeden Tag macht.