Ursprünglich stammt das 5S-Prinzip aus Japan, genauer gesagt aus dem Toyota-Produktionssystem. Das System wurde etabliert, als Toyota im Betrieb Kaizen einführte – eine Methode, um Prozesse im Unternehmen kontinuierlich zu verbessern. Bei Toyota wird 5S in der Produktion genutzt, das Prinzip wurde aber auch in die Büros und die Verwaltung übertragen. Somit zeigt das Unternehmen, dass 5S in verschiedenen Arbeitsumgebungen erfolgreich eingesetzt werden kann.
 

5S- oder 5A-Prinzip?

Informiert man sich über das japanische 5S-Prinzip, stößt man im deutschen Sprachgebrauch auch immer wieder auf die Abwandlung 5A. Was hat es damit auf sich?

Generell steht 5S für die folgenden Begriffe:

• Seiri: Sortieren / Selektieren
• Seiton: Ordnung / Systematisieren
• Seiketsu: Sauberkeit
• Seiso: Standardisieren / Aufräumen
• Shitsuke: (Selbst-) Disziplin

Neben den oben genannten Übersetzungen werden die Begriffe teilweise auch anders (und etwas umständlich) transkribiert, um im Deutschen aus 5S die 5A-Methode zu machen:

• Seiri: Aussortieren
• Seiton: Aufräumen
• Seiketsu: Arbeitsplatzsauberkeit
• Seiso: Anordnung zur Regel machen
• Shitsuke: Alle Punkte einhalten und verbessern

Step 1: Seiri: Sortieren / Selektieren

Im ersten Schritt – Seiri – geht es darum, die Gegenstände, die sich am Arbeitsplatz befinden, unter die Lupe zu nehmen und bei Bedarf auszusortieren. So wird Platzverschwendung vermieden, der Arbeitsplatz wird übersichtlicher und es gibt mehr Raum für Material, das tatsächlich benötigt wird.

Step 2: Seiton: Ordnung / Systematisieren

Sind unnötige Dinge aussortiert, können durch die Umsetzung von „Seiton“ die verbleibenden Gegenstände und Arbeitsmittel am Arbeitsplatz strukturiert werden. Um für anhaltende Ordnung zu sorgen, ist es sinnvoll, ein übergreifendes System am Arbeitsplatz zu etablieren, nach dem Objekte organisiert werden. Somit bekommt jeder Gegenstand seinen festen Platz. Welcher Gegenstand wo gelagert wird, kommt unter anderem darauf an, wie oft er genutzt wird.

Step 3: Seiketsu: Sauberkeit

Nachdem die verbleibenden Objekte am Arbeitsplatz nach einem festgelegten System aufgeräumt wurden, geht es um die generelle Sauberkeit. Mitarbeiter werden dazu angehalten, ihren Arbeitsbereich, ihre Werkzeuge und ihr Material jederzeit sauber zu halten. Etwaige Verschmutzungen sollen zeitnah und regelmäßig beseitigt werden.

Step 4: Seiso: Standardisieren / Aufräumen

Nach dem ersten Aussortieren, Aufräumen und Putzen wird nach der 5S-Methode ein bestimmter Standard eingeführt, nach dem die Ordnung auch in Zukunft erhalten bleiben soll. Dazu gibt es am 5S-Arbeitsplatz klare Regeln für die Ablage von Dokumenten – das gilt auch für digitale Dokumente – Mails, Werkzeuge, Ordner etc. Diese Standards werden arbeitsplatzübergreifend eingesetzt. Das heißt, wenn ein Mitarbeiter zwischen Teams wechselt oder ausnahmsweise an einem anderen Arbeitsplatz als sonst arbeiten muss, sollte es keine Eingewöhnungszeiten aufgrund des Ablagesystems etc. geben.

Step 5: Shitsuke: (Selbst-) Disziplin

Die letzte der 5S-Regeln ist die Disziplin beziehungsweise Selbstdisziplin. Diese ist von Bedeutung, um sicherzugehen, dass die oben genannten Punkte auch wirklich eingehalten werden und es zu einer anhaltenden Verbesserung kommt. Jeder Mitarbeiter ist selbstständig für seinen Arbeitsplatz zuständig und hat darauf zu achten, ihn nach dem 5S-Prinzip zu organisieren. Innerhalb eines Teams achten auch Teamkollegen darauf, dass der gesamte Arbeitsbereich des Teams 5S widerspiegelt.

5S-Arbeitsplatzorganisation: Ziele

5S ist ein langfristiges Konzept, das heißt, um Erfolge zu sehen, müssen die Grundsätze über einen längeren Zeitraum hinweg eingesetzt werden. Die Ziele von 5S sind:

• 5S & Lean Management: Die 5S-Methode wird häufig im Zusammenhang mit den Begriffen „Lean Office“ (zu Deutsch etwa „schlankes Büro”) oder „Lean Management“ verwendet. 5S ist dabei als eine Lean-Methode bekannt. Ziel ist, ein Arbeitsumfeld zu erschaffen, in dem Ressourcen und Arbeitszeiten so effektiv wie möglich eingesetzt werden, um Verschwendung zu vermeiden und letztendlich die Produktivität zu steigern. Dabei unterstützt die Standardisierung von Prozessen im Arbeitsalltag.
• Arbeitsplatz & Effizienz optimieren: Durch den Einsatz von 5S werden zeitfressende Prozesse eliminiert und störende Objekte vom Arbeitsplatz entfernt. Die Organisation am Arbeitsplatz wird erhöht, sodass Arbeitsmaterial und Unterlagen besser und schneller gefunden werden. Auf lange Sicht erhöht dies die Effizienz im Unternehmen. 
• Arbeitssicherheit erhöhen: Steigt die Organisation am Arbeitsplatz, erhöht sich automatisch die Arbeitssicherheit. Durch regelmäßiges und sorgfältiges Aufräumen wird das Risiko von Arbeitsunfällen durch Stolpern, Ausrutschen, ungesicherte Gegenstände oder Gefahrstoffe verringert.

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*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird das generische Maskulinum eingesetzt. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei eingeschlossen. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.