Aber stell dir vor, du hast ein Board, das dein Projekt greifbar macht. Ob als klassisches Whiteboard, praktische Pinnwand oder mobile Lösung – die Boards von SIGEL bringen Struktur in deine Abläufe, machen Ideen sichtbar und fördern den kreativen Austausch. Gerade in einer digital geprägten Arbeitswelt schaffen sie eine wertvolle Ergänzung zu Software-Tools: Gedanken lassen sich flexibel festhalten, Aufgaben übersichtlich visualisieren und Pläne im Team direkt weiterentwickeln.

Wir zeigen dir, wie du sie in jeder Phase deines Projekts einsetzt, um Aufgaben zu organisieren, dein Team zu koordinieren und gemeinsam produktiv zu arbeiten.

Startphase: Projektmanagement-Phasen – Ziele und Ressourcen im Überblick

Die Startphase deines Projekts legt den Grundstein für den Erfolg. Hier geht es darum, klare Ziele zu setzen, Ressourcen zu definieren und den Kurs festzulegen. Eine klare Visualisierung hilft, den Überblick zu behalten, das Team auf eine gemeinsame Linie zu bringen und von Anfang an effizient zu arbeiten. Doch wie setzt du diese Phase optimal um und wie genau hilft dir ein Board dabei?

Ziele klar definieren und mit einem Board visualisieren

Klare Ziele sind essenziell, damit ein Projekt nicht die Richtung verliert. Sie müssen formuliert und sichtbar gemacht werden, um Orientierung und Motivation im Team zu gewährleisten.

• Kernziele festlegen: Zu Beginn des Projekts werden die zentralen Ziele bestimmt. Dies geschieht oft durch eine Brainstorming-Runde, in der erste Ideen entstehen, wie beispielsweise „Produkteinführung optimieren“ oder „Prozesse effizienter gestalten“.
• Ziele konkretisieren: Damit die Ziele nicht abstrakt bleiben, werden sie durch bewährte Methoden wie SMART verfeinert. Das bedeutet, sie müssen spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein.
• Ziele visuell festhalten: Ein Glas-Whiteboard von SIGEL mit seiner glänzenden, magnetischen Oberfläche eignet sich ideal, um die Ziele prominent zu präsentieren und für alle sichtbar zu machen.
• Wichtige Punkte hervorheben: Farben oder Magnete setzen gezielte visuelle Akzente, beispielsweise indem ein entscheidender Meilenstein wie „Prototyp fertig“ besonders markiert wird.
• Vision betonen: Ein inspirierender Slogan oder ein prägnantes Motto auf dem Board kann das große Ganze im Blick halten und das Team zusätzlich motivieren.

 Ressourcen und Budget im Blick behalten

Ein Projekt braucht klare Rahmenbedingungen wie Zeit, Personal und finanzielle Mittel. Diese zu überschauen und zu verwalten, schafft Planungssicherheit von Anfang an.

• Bestandsaufnahme durchführen: In einer ersten Abstimmung wird ermittelt, welche Ressourcen bereits zur Verfügung stehen – von der Anzahl der Teammitglieder bis hin zu externen Dienstleistungen.
• Strukturierte Übersicht erstellen: Eine klare Tabelle mit Kategorien wie „Zeitraum“, „Personal“ und „Kosten“ sorgt für Transparenz. Diese kann auf einem Glas-Magnetboard von SIGEL visualisiert werden, sodass alle Beteiligten jederzeit Zugriff darauf haben.
• Pufferzeiten und Reserven kennzeichnen: Farbige Markierungen oder Magnete machen sichtbar, wo Spielraum besteht – etwa für Budgetanpassungen oder zusätzliche Zeitreserven.
• Regelmäßige Updates einplanen: Um den Ressourcenstatus aktuell zu halten, sollten wöchentliche Überprüfungen stattfinden. Eventuelle Anpassungen werden direkt auf dem Board dokumentiert, sodass Transparenz gewahrt bleibt.

Planungsphase: Projektplanung-Schritte – Aufgaben und Zeitplanung organisieren

Jetzt wird es konkret: In der Planungsphase teilst du dein Projekt in überschaubare Schritte auf und legst fest, wie alles ablaufen soll. Eine klare Struktur sorgt dafür, dass Aufgaben klar zugewiesen, Deadlines definiert und Abläufe transparent gestaltet werden. Eine visuelle Darstellung hilft, den Überblick zu behalten und Prozesse effizient zu steuern.

Aufgaben systematisch strukturieren

Komplexe Projekte werden überschaubar, wenn du Aufgaben klar definierst und ordnest. So weiß jeder, was zu tun ist, und Doppelarbeit wird vermieden.

• Alle Aufgaben sammeln: Zu Beginn werden sämtliche anfallende Aufgaben notiert – von großen Schritten wie „Marktanalyse durchführen“ bis zu detaillierten Einzelaufgaben wie „Präsentation für das Kick-off-Meeting erstellen“.
• Thematische Gruppen bilden: Die Aufgaben werden in Kategorien eingeordnet, um Zusammenhänge sichtbar zu machen – beispielsweise nach Bereichen wie „Marketing“, „Technik“ oder „Logistik“.
• Flexible Darstellung ermöglichen: Eine mobile Pinnwand mit samtiger Textur bietet eine ideale Lösung, um Aufgaben auf Karten mit robusten Pins von SIGEL anzuheften, umzusortieren und bei Bedarf anzupassen. Ergänzend zu digitalen Projektmanagement-Tools schaffen physische Boards eine wertvolle visuelle Übersicht und fördern die flexible Zusammenarbeit im Team.
• Verantwortlichkeiten klären: Neben jeder Aufgabe wird festgehalten, wer sie übernimmt, um klare Verantwortlichkeiten im Team zu schaffen.
• Zeitliche Vorgaben definieren: Jede Aufgabe wird mit einer Deadline versehen, um Prioritäten zu setzen und den Projektfortschritt planbar zu machen.

Zeitplanung mit einem Board visuell darstellen

Ein Zeitplan ist das Rückgrat deines Projekts. Er zeigt, wann was passiert, und hält alle im Takt – vorausgesetzt, er ist klar und verständlich.

• Meilensteine festlegen: Die wichtigsten Ereignisse wie „Projektstart“, „Abstimmung mit Stakeholdern“ oder „Finale Abgabe“ werden definiert und entlang einer Zeitachse platziert.
• Zwischenziele einfügen: Ergänzend zu den großen Meilensteinen werden kleinere Etappenziele markiert, um den Fortschritt messbar zu machen.
• Grafische Darstellung nutzen: Auf einem abwischbaren Whiteboard wird die Zeitleiste skizziert. Pfeile oder Markierungen zeigen Abhängigkeiten zwischen Aufgaben auf.
• Status sichtbar machen: Haftnotizen oder Magnete aus deinem Moderationskoffer in verschiedenen Farben symbolisieren den aktuellen Fortschritt – etwa Grün für „erledigt“, Gelb für „in Bearbeitung“ und Rot für „kritisch“.
• Flexibilität berücksichtigen: Reserven werden bewusst eingeplant, um unvorhergesehene Verzögerungen abzufedern und den Zeitplan realistisch zu halten.

Durchführungsphase: Projektmanagement-Prozess – Teamarbeit und Kommunikation

Und jetzt geht es an die Umsetzung: In der Durchführungsphase wird aus Planung Realität. Hier gilt es, das Team zu koordinieren, Aufgaben effizient zu steuern und den Fortschritt im Blick zu behalten. Klare Strukturen und transparente Kommunikation sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft. Wir zeigen dir, wie du diese Phase optimal umsetzt und welche Rolle ein Board dabei spielen kann.

Aufgaben verteilen und Fortschritt verfolgen

Ein Team, das weiß, wer was tut, arbeitet effizienter. Aufgaben zuzuweisen und den aktuellen Stand im Auge zu behalten, ist der Schlüssel zu einem flüssigen Ablauf.

• Verantwortlichkeiten gezielt zuweisen: Basierend auf individuellen Stärken wird festgelegt, wer welche Aufgaben übernimmt.
• Fortschritt visuell darstellen: Ein Whiteboard von SIGEL kann mit farbigen Magneten bestückt werden, die den Status jeder Aufgabe markieren – beispielsweise Grün für „fertig“, Gelb für „in Bearbeitung“ und Rot für „offen“.
• Regelmäßige Status-Updates einplanen: Durch tägliche oder wöchentliche Check-ins bleibt das Team synchronisiert und erkennt frühzeitig Hindernisse.

Kommunikation zentralisieren

Gute Kommunikation hält ein Projekt zusammen. Eine zentrale Anlaufstelle für Infos spart Zeit und verhindert Missverständnisse.

• Aktuelle Informationen bündeln: Änderungen oder wichtige Entscheidungen werden direkt auf dem Board notiert, sodass alle stets auf dem neuesten Stand sind.
• Effektive Meetings gestalten: Ein Glas-Magnetboard dient als visuelle Grundlage für tägliche Stand-ups, um Fortschritte zu besprechen.
• Transparenz für alle schaffen: Auch Teammitglieder, die nicht anwesend sind, können die Updates durch Fotos oder digitale Dokumentationen nachverfolgen.

Überwachungsphase: Schritte im Projektmanagement – Fortschritt im Auge behalten

Sobald dein Projekt in vollem Gange ist, wird die Überwachung zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Ein klarer Überblick mithilfe eines Boards kann dir dabei helfen, den Fortschritt zu messen, frühzeitig auf Abweichungen zu reagieren und Risiken gezielt entgegen zu steuern. Transparenz und regelmäßige Kontrollen sorgen dafür, dass alles auf Kurs bleibt und effizient umgesetzt wird.

SOLL-IST-Vergleich durchführen

Plan und Realität auseinanderzuhalten, zeigt dir, wo Anpassungen nötig sind. Regelmäßige Abgleiche halten dein Projekt im Rahmen.

• Geplante Ziele mit dem aktuellen Stand abgleichen: Eine Tabelle hilft dabei, die ursprünglich gesetzten Projektziele mit dem tatsächlichen Fortschritt zu vergleichen. So lassen sich frühzeitig Abweichungen erkennen.
• Visuelle Markierungen nutzen: Ein Glas-Magnetboard ermöglicht eine prägnante Visualisierung – Unterschiede zwischen Plan und Realität können mit einem roten Marker hervorgehoben und auf einen Blick sichtbar gemacht werden.
• Korrekturmaßnahmen direkt notieren: Sobald Abweichungen erkannt sind, werden mögliche Lösungsansätze auf dem Board ergänzt. So bleibt das gesamte Team informiert und kann schnell reagieren.
• Ursachen analysieren: Ein regelmäßiges Review der Abweichungen hilft dabei, Muster zu erkennen und zukünftige Fehler zu vermeiden. Dabei kann ein Board genutzt werden, um Kausalzusammenhänge visuell zu verknüpfen.
• Flexible Anpassung des Projektplans: Falls nötig, wird die Planung auf Basis der Erkenntnisse aktualisiert – mit neuen Fristen, geänderten Prioritäten oder zusätzlichen Ressourcen, die direkt auf dem Board sichtbar gemacht werden.

Risiken frühzeitig managen

Risiken lauern in jedem Projekt – sie zu ignorieren, ist keine Option. Proaktiv zu handeln, schützt dich vor bösen Überraschungen.

• Potenzielle Risiken erfassen: Alle denkbaren Herausforderungen, von unerwarteten Budgetüberschreitungen bis hin zu Ressourcenengpässen, werden frühzeitig gesammelt und dokumentiert.
• Risiken nach Dringlichkeit priorisieren: Eine Pinnwand mit farbigen Pins kann dabei helfen, Risiken nach ihrer Relevanz zu kategorisieren – z. B. Rot für „kritisch“, Gelb für „mittleres Risiko“ und Grün für „geringes Risiko“.
• Konkrete Gegenmaßnahmen entwickeln: Für jedes Risiko wird eine Handlungsstrategie festgelegt, die direkt am Board ergänzt wird – beispielsweise alternative Lösungen bei Personalengpässen oder zusätzliche Pufferzeiten im Zeitplan.
• Regelmäßige Risikobewertung durchführen: Die identifizierten Risiken werden kontinuierlich überwacht und bei Bedarf aktualisiert. Falls neue Herausforderungen auftauchen, werden sie direkt auf dem Board ergänzt.
• Transparenz im Team sicherstellen: Indem Risiken und ihre Lösungsstrategien sichtbar gemacht werden, bleibt das gesamte Team informiert und kann aktiv dazu beitragen, potenzielle Probleme zu vermeiden.

Abschlussphase: Schritte im Projektmanagement – Erfolge feiern und lernen

Das Ziel ist erreicht! Jetzt geht es darum, Erfolge sichtbar zu machen und wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Projekte zu sichern. Eine strukturierte Auswertung hilft, Meilensteine zu reflektieren und Learnings gezielt festzuhalten. Die Lösungen von SIGEL wie Whiteboards und Magnettafeln unterstützen dich dabei, Ergebnisse anschaulich zu präsentieren und wichtige Erkenntnisse übersichtlich zu dokumentieren. Wie gestaltest du diesen Abschluss effektiv und setzt Boards dabei gezielt ein?

Ergebnisse überzeugend präsentieren

Dein Team hat Großes geleistet – zeig es! Eine starke Präsentation macht den Erfolg sichtbar und motiviert für kommende Projekte.

• Erfolgreiche Meilensteine dokumentieren: Die wichtigsten erreichten Ziele und Fortschritte werden gesammelt und für die Präsentation aufbereitet.
• Visualisierungen gezielt einsetzen: Ein glänzendes SIGEL Glas-Magnetboard ermöglicht es, Ergebnisse in Form von Diagrammen, Grafiken oder Zahlenreihen anschaulich darzustellen.
• Highlights besonders hervorheben: Farben oder Symbole lenken den Fokus auf die größten Erfolge – etwa durch einen goldenen Magneten für besonders herausragende Leistungen.
• Erfolgsstory erzählen: Eine kurze Geschichte über den Projektverlauf verleiht der Präsentation eine persönliche Note und macht sie lebendig und inspirierend.
• Abschluss als Motivation nutzen: Am Ende der Präsentation kann ein gemeinsamer Ausblick auf zukünftige Projekte oder eine kleine Feier die Teamleistung zusätzlich wertschätzen.

Lessons Learned strukturiert sammeln

Jedes Projekt lehrt dich etwas Neues. Diese Erkenntnisse zu bündeln, macht dich beim nächsten Mal noch besser.

• Gemeinsame Reflexion initiieren: In einer abschließenden Runde werden Stärken und Verbesserungspunkte gesammelt, um aus den Erfahrungen zu lernen.
• Erkenntnisse auf Karten festhalten: Antworten und Feedback werden auf Karten geschrieben und auf einer Pinnwand mit (Holz-)Pinnnadeln von SIGEL geordnet – beispielsweise in Spalten für „Was lief gut?“ und „Was können wir optimieren?“.
• Wichtige Learnings priorisieren: Besonders relevante Erkenntnisse werden hervorgehoben, sodass sie für zukünftige Projekte als Leitlinien genutzt werden können.
• Verbesserungsvorschläge festhalten: Konkrete Ideen zur Optimierung von Prozessen oder Arbeitsweisen werden dokumentiert und für das nächste Projekt als Handlungsempfehlungen übernommen.
• Lessons Learned zugänglich machen: Das Board mit den wichtigsten Erkenntnissen bleibt für alle sichtbar oder wird digital dokumentiert, sodass das gesamte Team jederzeit darauf zugreifen kann.

Starte jetzt mit SIGEL-Boards als kreative Begleiter für dein Projektmanagement

Mit den vielseitigen SIGEL-Boards und dem dazugehörigen Zubehör läuft dein nächstes Projekt wie ein Uhrwerk – strukturiert, kreativ und dynamisch! Die eleganten Whiteboards aus Glas bringen mit ihrer glänzenden, kratzfesten Oberfläche Klarheit in jede Phase. Flexible Pinnwände punkten mit samtiger Textur und stabilen Pins für dynamische Ideen. Und großflächige SIGEL Glas-Magnettafeln bieten genug Platz für deine Visionen und Anpassungen. Schau dir unsere Boards-und-Zubehör-Kollektion an, finde dein perfektes Hilfsmittel für ein optimales Projektmanagement!

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei eingeschlossen. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.