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Raum für neues Arbeiten

Raum für neues Arbeiten

02.03.2021 – Die Bürogestaltung unterliegt einem starken Umbruch. In diesem Interview gehen wir zusammen mit Michael Timmermann, Gründer und CEO der Timmermann Group, dem ersten vollintegrierten Change-Unternehmen, der Frage auf den Grund, wie sich der Arbeitsplatz der Zukunft gestaltet und welche Veränderungen er in die Teamarbeit bringt – und umgekehrt. 

Was sind die Hintergründe dafür, dass die Gestaltung der Arbeitsplätze aktuell einem großen Umbruch unterliegt?

Erstens mussten durch die COVID-19-Krise Organisationen auf mobiles Arbeiten umstellen und sehen: vieles funktioniert gut, für manches müssen erst Rahmenbedingungen und Kultur verbessert werden. Zweitens sind mittlerweile Mitarbeiter*innen der Generationen Y und Z ein ziemlich großer Anteil der Belegschaft, oft schon in einflussreichen Führungspositionen. Diese Menschen fordern eine Arbeitsumgebung, die physisch, organisatorisch und kulturell mit dem Leben und Bedürfnissen der Mitarbeiter*innen vereinbar ist. Das sind nicht mehr nur die drei neuen Mitarbeiter, die frisch von der Uni kommen. Drittens haben Organisationen erkannt, dass die bessere Arbeitsplatzgestaltung betriebswirtschaftlich hilft: Sie erleichtert Mitarbeiter*innen, verschiedene Arbeitsmodi und -methoden einzusetzen, die neue Wege zu neuen Erfolgen ermöglichen. Je nach Aufgabe passt irgendwas zwischen fokussiertem Abarbeiten und „letting things happen“.
 

Wie wird sich die Rolle von Büros zukünftig verändern?

Einerseits wird es in Büros der nahen Zukunft einen größeren Anteil an Live-Zusammenarbeit geben und sie werden eine intensivere Vernetzung von Menschen und Einheiten fördern. Andererseits erwarten wir in Büros eine größere Diversität in Bezug auf die Nutzung des Büros. Menschen brauchen Unterschiedliches, je nach Situation und je nach Person. Und mit der richtigen Hilfe lernen sie immer besser, ihre Umgebung dazu passend zu gestalten. Dafür müssen Büros vielfältig werden. Es mag wie ein „No-Brainer“ klingen, die passende Mischung aus Stuhl- oder Tischarten zu haben. Gibt es aber selten.

Und dass unterschiedlichste Raumgrößen und z. B. -gestaltungen für verschiedene Zwecke sinnvoll sind, erschließt sich schnell. Wenn wir aber fragen: „Habt ihr das?“ kamen bisher von vielen Organisationen vor allem Gründe, warum es ausgerechnet bei ihnen nicht geht. Das ändert sich jetzt, teils auch weil Budgets frei werden, da Flächen verkleinert oder anders genutzt werden. Entscheidend ist dabei auch, Mitarbeiter*innen zu begleiten, zu lernen die Möglichkeiten nutzen zu können und zu wollen. Es gibt nicht mehr DEN Arbeitsplatz. Das Büro ist ein Arbeitsort unter vielen wie das Café um die Ecke oder der Park.

"Menschen brauchen Unterschiedliches, je nach Situation und je nach Person. Und mit der richtigen Hilfe lernen sie immer besser, ihre Umgebung dazu passend zu gestalten."

Wie müssen Büros gestaltet sein, damit Teams ihr volles Potential ausschöpfen?

Teams brauchen, je nachdem was sie gerade erreichen wollen, die Möglichkeit die passende räumliche und ausstattungsmäßige Umgebung zu nutzen. Und sie dürfen lernen, immer besser zu erkennen, welche Umgebung und welche Methoden zu welcher Aufgabe passen. Und welche Stimmung sie brauchen und wie sie sie erreichen. Dabei hilft idealerweise auch das Büro, wenn z. B. passende Raumfarben zu der Stimmung des Teams beitragen. Wir sollten uns auch von dem Verständnis lösen, dass alle Räume einen überdauernden Zweck erfüllen müssen. Vielmehr sind die Räume der Zukunft wandelbar, wechseln teils mehrmals täglich mit wenigen Handgriffen ihre Ausstattung und ihren Aufbau. 
 

Wie erreicht man, dass Mitarbeiter ein fundiertes Verständnis dafür entwickeln, wie neue Arbeitsweisen und -räume genutzt werden können?

Es braucht Maßnahmen entlang aller vier Change-Hebel: Wollen, Können, Dürfen/Sollen und Müssen. Das Wollen sollte u. a. durch strategisch fundierte und emotional erreichende, kreative Change-Kommunikation gefördert werden. Workshops mit Schulungselementen, u. a. mit Kennenlernen des neuen Equipments und neuer Methoden, unterstützen das Können. Für das Dürfen und Sollen brauchen wir Vorbilder im Lernen. Also u. a. Führungskräfte, die ihren Lernprozess bezüglich neuer Arbeitsweisen transparent machen – inklusive der Verletzlichkeit, die das mit sich bringt. Und das Müssen beinhaltet beispielsweise das partizipative Aufstellen und Umsetzen von Regeln zur Lärmvermeidung in Open-Space-Flächen.

Es ist auch wichtig Mitarbeiter*innen auf ihrer kognitiven und emotionalen Reise zu begleiten. Eine Reise, auf der sie z. B. Befürchtungen überwinden und liebgewonnene Gewohnheiten ablegen dürfen, die nicht mehr passen. Gleichzeitig braucht nicht jeder alles auf eine neue Weise zu tun. In den Büros der Zukunft sind wir flexibler denn je, da ist für jeden was dabei. Eine offene Haltung des Ausprobierens dürfen Sie aber schon verlangen. Leichter fällt Menschen das, wenn sie in Teile der Planung und Lösungsfindung eingebunden werden. Zumal viele Lösungen dann auch besser werden.

Kollaborativ arbeiten im Büro
Flexible Bürogestaltung

Welche Haltung und Kompetenzen braucht es seitens der Mitarbeiter, um mit den Veränderungen in der Bürogestaltung gut umzugehen?

Insbesondere Offenheit und Verantwortungsübernahme. Anstatt zu sagen: „Das ist doch falsch, weil …“ hilft es allen Beteiligten erstmal zu fragen: „Wie kommt es, dass das so ist?“. Und statt „Ich arbeite unter schwierigen Bedingungen, da kann ich nichts machen“ lieber zu sagen: „Ich möchte helfen, die Bedingungen so zu gestalten, dass sie auch besser zu mir passen.“ Das proaktive Lernen neuer Arbeitsmethoden und das entsprechende agile Mindset sind weitere wichtige Faktoren, die Mitarbeiter*innen helfen, für sich und ihre Organisation das Beste zu erreichen. Die Organisationen sollten die Menschen in diesen Lern- und Veränderungsprozessen kompetent und umfangreich unterstützen.

Vielen Dank für das Interview.

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