Der Tag ist immer sehr abwechslungsreich in der IT. Am Tagesanfang checke ich zuerst das IT-Ticket-System, meine Mails sowie meine Teams-Nachrichten, was alles passiert ist während meiner Abwesenheit, welche Probleme es gab. Zum Beispiel, wenn Kolleg:innen sich nicht einloggen können, ein Rechner nicht hochfährt und so weiter. Da schauen wir uns die Einzelfälle natürlich gleich an. Danach, im morgendlichen Daily Standup Meeting, besprechen wir im Team, was alles passiert ist, was geplant ist und was es sonst noch für Neuigkeiten gibt. Das machen wir aktuell viel über Teams, mit Kollegen im Büro und im Homeoffice.
 

Was gefällt dir am besten an deiner Arbeit?

Die Abwechslung. Ich bin nicht jemand, der den ganzen Tag das Gleiche machen könnte. Ich brauche jeden Tag etwas Neues, etwas Spannendes. Mit Technik arbeiten, Neues zu recherchieren, zu testen. Da muss man sich reinfuchsen und das macht Spaß.
 

Mit der Corona Pandemie hat SIGEL auf Remote Work umgestellt und Microsoft Teams eingeführt. Wie war das?

Wir mussten uns zuerst ein Konzept überlegen, wie wir die Kollegen und Kolleginnen mitnehmen können, wie es richtig durchgeführt werden kann, wie es in Richtung Datenschutz und Datensicherheit aussieht und wie wir die Teams-Umgebung gut vor Cybercrime, Hacking und Viren schützen können. Außerdem musste geklärt werden, wie wir die komplette Firma am besten an Microsoft Teams anbinden konnten. Die Vorbereitungen vor dem großen Stichtag haben ungefähr eineinhalb bis zwei Monate gedauert. Und ab dem Stichtag, ca. Ende Juni 2020, konnte jeder kaufmännische Mitarbeiter und Mitarbeiterin bei SIGEL Microsoft Teams nutzen.

Was waren für dich die besonderen Herausforderungen bei der Umstellung auf Teams?

Ich bin am 1. April 2020 gekommen, also erst ein paar Monate vor der Umstellung. Meine erste Herausforderung bei SIGEL war, Teams einzuführen, und zwar so, dass es auch alle Kolleg:innen einfach umsetzen und anwenden können. Die Situation war coronabedingt etwas angespannt. Man konnte nicht, wie vor Corona, jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin klassisch schulen, da mussten wir uns überlegen, wie wir das Ganze für alle gut lernbar machen konnten. Also schrieben wir Leitfäden mit Bildern usw., haben kurze Erklärvideos gedreht zu den verschiedenen Funktionen und einen Online-Schulungskurs angeboten, an dem jeder teilnehmen konnte, der wollte. Schwierig war dabei, dass mit jedem Update von Teams sich einiges geändert hat und wir die Leitfäden ständig überarbeiten mussten.
 

Und was hat besonders gut funktioniert?

Die Umsetzung zum Stichtag hat gut geklappt. Teams wird seitdem rege angenommen. Für die Hälfte der Belegschaft waren Videokonferenzen neu, trotzdem war Teams sehr schnell überall im Einsatz. Die Mitarbeiter:innen haben sehr bald die Vorteile erkannt und die neuen Funktionen entdeckt. Sie fanden praktisch, dass man trotz Homeoffice mit seinen Kollegen und Kolleginnen schnell in Kontakt kommen konnte, also per Chat, Nachrichten, in Gruppen und so weiter.

Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin können im jeweiligen Teams-Raum auf die Dokumente zugreifen, man kann gleichzeitig zusammen an Dokumenten arbeiten. Das sind alles große Vorteile. Und dabei ist es egal, ob die Kolleg:innen vor Ort oder im Homeoffice sind.
 

Wie haben die Kollegen und Kolleginnen Teams angenommen?

Sehr gut. Klar war das für viele eine große Umstellung. Weg vom klassischen Telefon, weg von E-Mail, das war für einige ein bisschen schwierig, aber mittlerweile ist jeder zufrieden. Man muss jetzt keine E-Mails mehr schreiben. Es reicht eine kurze Teams-Nachricht, es geht alles wesentlich unkomplizierter. Man merkt es auch branchenübergreifend, dass immer mehr Firmen auf Teams setzen. Das hat den Vorteil, dass man zum Beispiel auch mit anderen Firmen über Teams in Kontakt treten kann.
 

Es können sich auch verschiedene Unternehmen per Teams austauschen?

Ja, das ist schon möglich. Wir haben bereits einige Lieferanten und Partner, die sind schon in unsere eigenen Teams aufgenommen, so dass wir auch mit ihnen auf einfache Art und Weise chatten, Videotelefonate führen und Dokumente zusammen bearbeiten. Die Vorteile wurden sehr schnell erkannt und das klassische Telefon wurde für die interne Kommunikation immer seltener verwendet. Man kann einfach bei Fragen und Problemen seine Kolleg:innen anchatten, einen Videoanruf starten, den Bildschirm teilen und zusammen an Fragen oder einem Problem arbeiten. Und es ist dabei ganz egal, wo der Andere sitzt. Vor Ort, im Homeoffice, ja sogar auf dem Smartphone.
 

Weißt du, wie viele Teammeetings bei SIGEL stattfinden?

Wir halten innerhalb einer Woche über 300 Besprechungen über Teams ab. Und Chatnachrichten sind es noch viel mehr. Unternehmensweit haben wir in einer Woche über 7.000 Chatnachrichten und über 1.000 Einzelanrufe.

Denkst du, ein Teams-Meeting kann ein reelles Meeting ersetzen?

Ich sag mal, kleinere Meetings kann man mit Teams auf jeden Fall ersetzen, aber ein richtiger Workshop, wo man zusammen an einem Projekt arbeitet, oder ein Kick-off, da präferiere ich immer noch die Präsenzform. Dass wir alle in einem Raum sitzen, ist dann doch noch mal etwas anderes, wenn man an einem Whiteboard alles skizziert, da ist man doch produktiver. Das kennt man ja auch, wenn man drei, vier Stunden vor dem Bildschirm sitzt, irgendwann ist man raus.
 

Mal ganz allgemein: Inwieweit verändern digitale Tools wie Microsoft Teams das Arbeiten bei SIGEL?

Sehr, wenn ich ehrlich bin. Im Vergleich zu vor eineinhalb Jahren hat sich sehr viel verändert. Es hatten ja viele noch einen fest installierten PC stehen, also noch keinen Laptop. Jetzt sind wir wirklich ortsunabhängig und man könnte theoretisch, wenn man auf Fernreisen ist immer noch gut arbeiten. Wenn man so in die Zukunft schaut, dann können wir bestimmt sogar vom Laptop wegkommen. Irgendwann kann man seine ganze Arbeit auf dem iPad verrichten und auch vom Tablet auf alle Tools zugreifen. Man braucht dann nur noch eine gute Internetverbindung. Da zeichnet sich ein großer Wandel ab, auch in Richtung Telefonie, dass sich eben alles über Teams abspielt. Wir werden sehen, wie es weitergeht und welche Tools in der Zukunft wichtig sein werden.

Vielen Dank für das Interview.