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Kanban-Board: Projektmanagement im Arbeitsalltag

Kanban-Board: Projektmanagement im Arbeitsalltag

12.06.2023 – Projektmanagement nimmt für viele Unternehmen eine immense Rolle im Arbeitsalltag ein. Umso wichtiger ist es, dass dieser Bereich so effizient und unkompliziert wie möglich gestaltet wird. Eine Methode dafür ist Kanban-Board-Projektmanagement. Informieren Sie sich jetzt über das Tool. 
Woher stammt das Kanban-Verfahren?
Kanban-Methode Herkunft

Woher stammt das Kanban-Verfahren?

Die Kanban-Methode stammt ursprünglich aus dem Herstellungsprozesses des japanischen Autobauers Toyota. 1947 wurde das System vom Toyota-Mitarbeiter Taiichi Ōno entwickelt, um die Produktivität des Unternehmens zu steigern. Dementsprechend ist Kanban ein japanisches Wort und bedeutet so viel wie „Signalkarte“. 

Die Grundidee von Kanban ist ein Pull-System. Hier orientiert sich die Produktionsmenge an der Kundennachfrage. Die Alternative dazu ist ein Push-System, bei dem vorab eine bestimmte Produktionsmenge festgelegt wird. Ziel von Kanban ist, nur wirklich nötigen Workload in ein Projekt zu stecken und gleichzeitig den größtmöglichen Nutzen für Kunden zu bieten. 
 

Was ist ein Kanban-Board?

Seit ihrer Entwicklung in den Vierzigerjahren kommt die Kanban-Methode neben der Fertigungsindustrie vermehrt in anderen Branchen zum Einsatz, zum Beispiel bei der Softwareentwicklung. Die Grundlage für die Durchführung des Kanban-Verfahrens ist ein Kanban-Board.

Doch welche Arten von Kanban-Boards gibt es? Möchten Sie Kanban-Tafeln nutzen, können Sie zwischen einem physischen oder digitalen Modell wählen. Für ein physisches Board bieten sich ein Whiteboard oder eine Pinnwand an, auf denen Haftnotizen angebracht werden. Diese Haftnotizen stehen für unterschiedliche Aufgaben, die dem Team zugewiesen werden. Das Board ist außerdem in Spalten aufgeteilt, die verschiedene Arbeitsphasen darstellen. Die Haftnotizen – und somit die Aufgaben – können von einer Phase/Spalte in die nächste verschoben werden. 

Ein digitales Kanban-Board wie die Software Trello hat den Vorteil, dass es überall und von jedem eingesehen werden kann – zum Beispiel von Mitarbeitenden, die im Homeoffice arbeiten. Teilweise ist es auch sinnvoll, sowohl ein physisches als auch ein digitales Kanban-Board zu nutzen.

Wie funktioniert die Kanban-Methode: Erklärung

Die ursprüngliche Kanban-Methode von Toyota hat sich über die Jahre stetig weiterentwickelt und wurde immer wieder auf neue Unternehmensbereiche zugeschnitten. Heute gilt Kanban als Framework für agiles Arbeiten.  Ein Projekt wird in unterschiedliche Aufgaben eingeteilt, die auf dem Kanban-Board dargestellt werden. Dabei sollte es im Workflow mindestens drei Schritte geben, die über unterschiedliche Spalten auf dem Board abgearbeitet werden:

  • to do (Backlog)
  • work in progress (WIP, in Arbeit)
  • done (erledigt)

Je nach Branche und Projekt können weitere Phasen zum Board hinzugefügt werden. Die Aufgaben, die bei einem Whiteboard auf Notizzettel geschrieben und auf das Kanban-Board geklebt werden, können nun innerhalb der unterschiedlichen Spalten verschoben werden, um die Prozesse widerzuspiegeln.

Bei der klassischen Kanban-Methode gibt es – im Gegensatz zu Scrum – keine spezielle Rollenverteilung (z. B. Product Owner, Scrum Master etc.). Stattdessen erhalten die unterschiedlichen Teammitglieder Eigenverantwortung für Aufgaben und sind im ständigen Austausch mit anderen Personen aus dem Team.

Kanban und agiles Projektmanagement

Agiles Arbeiten bedeutet, dass Arbeitsprozesse im Unternehmen so effizient und mit so viel Mehrwert für den Kunden wie möglich umgesetzt werden. Dabei wird ein großer Fokus auf die Zusammenarbeit im Team und auf Flexibilität gelegt.

Neben Scrum kann Kanban ein Framework, also ein Gerüst und Tool, für erfolgreiches flexibles Arbeiten bilden.

Kanban-Board – Vorteile

Agiles Arbeiten mit Kanban bringt im Vergleich zur Scrum-Methode einige Vorteile. Zunächst hilft Kanban, die Prozesse und Arbeitsabläufe eines Projektes zu visualisieren. Das sorgt für Transparenz und kann die Teamarbeit und den Workflow verbessern. Während bei Scrum feste Rollen wie der Product Owner, Scrum Master und das Produktionsteam notwendig sind, ist die Aufteilung innerhalb des Teams bei Kanban noch flexibler. Scrum ist auf die iterative Produktentwicklung ausgerichtet, wohingegen Kanban genutzt werden kann, um bereits vorhandene Produkte kontinuierlich zu verbessern. Scrum-Projekt-Teams sollten höchstens bis zu zehn Personen umfassen, Kanban-Teams können auch deutlich größer sein.

Kanban-Projektmanagement

Sowohl Scrum als auch Kanban-Projektmanagement haben ihre Vorteile. In vielen Unternehmen ist es deshalb sinnvoll, beide Frameworks zu nutzen – je nach individuellem Projekt, Team oder Ziel.

Kanban-Board für zu Hause

Möchten Sie Kanban und agiles Arbeiten im Büro umsetzen, können Sie dies, wie bereits beschrieben, auf einem tatsächlichen Board oder auch über Software tun. Möchten Sie etwas mehr Organisation in Ihre eigenen vier Wände oder Ihren Workload bringen, kann ein persönliches Kanban-Board Abhilfe schaffen. Das Kanban-System und seine Erklärung sind relativ simpel und kann deshalb zum Beispiel in Familien genutzt werden, um Aufgaben im Haushalt zu verteilen – auch mit Kindern. Apropos Kinder: Sie können über ein Kanban-Board ihre Hausaufgaben organisieren oder einen Lehrplan anlegen. Das gleiche gilt natürlich auch für Studierende.

Wird Kanban in Ihrem Unternehmen nicht offiziell genutzt, können Sie das System trotzdem selbst wie eine ausführliche To-do-Liste verwenden. So behalten Sie Ihre persönlichen Aufgaben im Blick, können sie bei Bedarf delegieren und halten Ihre Deadlines ein.

Projektmanagement mit Kanban – Fazit

Kanban ist ein praktisches und gleichzeitig einfach einsetzbares Tool, mit dem Sie Ihr Projektmanagement im Unternehmen besser organisieren können. Die Kanban-Methode kann problemlos in vielen unterschiedlichen Branchen angewendet werden – unabhängig vom Aufbau des Teams und der Team-Größe. Dabei erlaubt Ihnen das Framework individuell und agil zu arbeiten, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und spontan und flexibel auf veränderte Ansprüche zu reagieren.

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird das generische Maskulinum eingesetzt. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei eingeschlossen. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.

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