Desk Sharing, auch bekannt als „Shared Desk-Konzept“, „Flexible Desk“ oder „Flexible Office”, bedeutet, dass Mitarbeitende keinen fest zugewiesenen Schreibtisch mehr haben. Stattdessen wählen sie bei Bedarf einen freien Arbeitsplatz im Büro. Dieses Modell gewinnt zunehmend an Bedeutung, denn es ist wichtig für:

• Effiziente Raumnutzung
• Kosteneinsparungen
• Flexibilität und Agilität
• Förderung von Austausch
• Anpassung an New Work

Desk Sharing im Büro: Wie funktioniert das Konzept?

Beim Desk Sharing gibt es grundsätzlich zwei Varianten. Wichtig ist, dass das Unternehmen vorab klare Desk Sharing Regeln definiert, um Konflikte zu vermeiden und den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Im Arbeitsalltag haben sich insbesondere folgende Desk-Sharing-Ansätze etabliert:

• Freie Platzwahl: Mitarbeitende können ihren Arbeitsplatz direkt vor Ort auswählen – ganz nach dem Motto „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Diese Variante eignet sich gut für kleinere Unternehmen oder Büros mit wenig Personal.
• Desk Sharing mit Buchungssystem: In größeren Unternehmen ist es ratsam, ein strukturiertes System zu verwenden. Hier können Mitarbeitende die freien Schreibtische über eine Buchungsplattform oder Smartphone-App reservieren. Das sorgt für eine faire Verteilung und vermeidet Chaos bei der Arbeitsplatzwahl.

Rahmenbedingungen und Regeln definieren

Für ein funktionierendes Desk Sharing sind klare Strukturen und Richtlinien erforderlich:

• Buchungssystem: Dieses dient als einfache Lösung zur Reservierung von Arbeitsplätzen (App/Software).
• Clean Desk Policy: Der Arbeitsplatz muss nach Nutzung ordentlich und sauber hinterlassen werden.
• Stauraum: Desk Sharing Bags oder Schreibtisch-Organizer von SIGEL bieten eine praktische Lösung für die sichere Aufbewahrung persönlicher Gegenstände und sorgen dafür, dass der Arbeitsplatz stets aufgeräumt bleibt.
• Technische Voraussetzungen: Cloud-Zugriff, stabile Netzwerkverbindung und geeignete Kollaborationstools sind notwendig, um effizient zu arbeiten.
• Datenschutz: Mitarbeitende müssen im sicheren Umgang mit sensiblen Daten geschult werden.
• Ergonomie: Arbeitsplätze sollten höhenverstellbare Tische, komfortable Stühle sowie Laptop- und Monitorständer bieten.

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Organisatorische und kulturelle Voraussetzungen schaffen

Ein erfolgreiches Desk Sharing benötigt neben technischen auch soziale Grundlagen:

• Vertrauen, Eigenverantwortung und Rücksichtnahme in der Unternehmenskultur
• Aktives Change Management und klare Kommunikation
• Frühzeitige Einbindung des Betriebsrats und Einbeziehung der Mitarbeitenden von Anfang an: Wer Veränderungen mitgestalten kann, akzeptiert sie leichter und bringt eigene Ideen ein.
• Regelmäßige Feedbackschleifen zur Optimierung

Technische Infrastruktur implementieren

Eine robuste technische Basis ist entscheidend für reibungsloses Arbeitsplatz-Sharing:

• Zuverlässiges, flächendeckendes WLAN
• Cloud-basierte Systeme für ortsunabhängigen Zugriff
• Kollaborationstools für Chats, Videokonferenzen und gemeinsames Arbeiten
• Intuitive Buchungssoftware
• Standardisierte Anschlüsse (z. B. USB-C/Dockingstation)
• Förderung digitaler Prozesse, um beispielsweise den Papierverbrauch im Büro zu reduzieren

Optimale Büroausstattung bereitstellen

Eine durchdachte und standardisierte Ausstattung ist der Schlüssel zum erfolgreichen Desk Sharing:

• Monitore (mit integrierter Webcam, Mikrofon, Lautsprecher): Damit kannst du ohne Verzögerung an Videokonferenzen teilnehmen, ohne wiederkehrendes Einrichten zusätzlicher Geräte. Flexibles Arbeiten bedeutet, sich nicht um die Technik kümmern zu müssen.
• Dockingstation oder USB-C-Hub: Schnelles Verbinden von Laptop und anderen Geräten sorgt für einen unkomplizierten Arbeitsplatzwechsel. Kein unnötiges Kabelwirrwarr und sofortige Arbeitsfähigkeit.
• Standardisierte Eingabegeräte (Tastatur, Maus): Einheitliche Geräte ermöglichen eine ergonomische Arbeitsweise an jedem Arbeitsplatz – keine Anpassung an verschiedene Tastaturen oder Mäuse nötig.
• Headsets: Diese bieten eine hohe Klangqualität und störungsfreie Kommunikation während Telefonaten oder Videomeetings, besonders wichtig, wenn du in offenen Räumen arbeitest.
• Schreibtisch-Organizer und Schreibunterlagen: Sie sichern einen schnellen Wechsel des Arbeitsplatzes. Du kannst deine wichtigsten Utensilien direkt griffbereit halten und deinen Arbeitsplatz schnell wieder in Ordnung bringen.
• Desk Sharing Bags und einrollbare Schreibunterlagen: Diese sind ideal zum schnellen Verstauen persönlicher Gegenstände. So kannst du nach jedem Arbeitstag sicherstellen, dass alles schnell verstaut und der Arbeitsplatz ordentlich hinterlassen wird.
• Glas-Whiteboards und Glas-Magnettafeln: Du kannst spontan Aufgaben und Ziele visuell festhalten. So bleibt alles organisiert, egal an welchem Arbeitsplatz du gerade arbeitest.
• Moderationskoffer & Kits: Wenn du regelmäßig Meetings oder Workshops leitest, sind diese Kits perfekt für den schnellen Einsatz an verschiedenen Arbeitsplätzen. Sie bieten dir alles, was du für eine spontane Präsentation oder Brainstormings brauchst.
• Notizbücher & Notizblöcke: Gerade im Desk Sharing sind schnelle Notizen wichtig – idealerweise mit einem bewussten Umgang mit Papier. So bleibt dein Arbeitsplatz ordentlich und du kannst deine Ideen trotzdem festhalten.
• Kalender (Buchkalender und Tischkalender): Ein Kalender hilft dir, deine Termine und Aufgaben jederzeit im Blick zu behalten.
• Formularbücher & Vertragsvorlagen: Trotz Desk Sharing brauchst du oft standardisierte Formulare für schnelle Büroarbeiten. Diese Vorlagen bieten dir eine schnelle und geordnete Möglichkeit, Dokumente zu bearbeiten, ohne lange nach Vorlagen suchen zu müssen.
• Papiere & Tischaufsteller: Diese Utensilien kannst du zur Kennzeichnung deines Arbeitsplatzes nutzen, wenn du den Raum für eine bestimmte Zeit belegst. Sie ermöglichen eine einfache Identifikation, ohne Verwirrung zu stiften.
• Universal Etiketten: Sie eignen sich perfekt, um persönliche Gegenstände oder Materialien mit deinem Namen zu kennzeichnen. So weißt du immer, welche Sachen dir gehören, und es wird klar, wenn etwas verloren geht.
• Haftnotizen & Haftmarker: Diese sind praktisch für schnelles Notieren und Schreiben oder für Markierungen. Haftnotizen helfen, wichtige Informationen auf verschiedenen Arbeitsplätzen zu hinterlassen, z. B. Aufgaben oder Erinnerungen.
• Hygienemaßnahmen: Reinigungsmittel, Desinfektionstücher oder Hygienestationen sorgen für Sauberkeit und Wohlbefinden im Desk Sharing-Alltag.

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*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei eingeschlossen. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.